Saadaolevate arvete kontroll algab tegelikult kliendi arve loomisega, sest enne, kui teil on selle võtmevara üle ulatuslik juhtimisseade, peate debitoorse võlgnevuse loomisel minimeerima mitu probleemi. Seejärel hõlmavad kontrollid nõuete nõuetekohast hooldamist ja nende kõrvaldamist klientidelt tehtavate maksete või kreeditarvede loomise kaudu. Peamised arvestatavad juhtelemendid on:
- Enne saatmist nõuda krediidikinnitust. Kui tellimus saadetakse halva krediidireitinguga kliendile, on teil probleeme võlgnevuste kogumisega. Seetõttu vajate krediidiosakonna allkirjastatud nõusolekut kõigi müügitellimuste puhul, mis ületavad teatud dollari suurust summat.
- Kontrollige lepingutingimusi. Kui maksetingimused on ebatavalised, kontrollige neid enne arve koostamist. Vastasel juhul sisaldavad saadaolevad arved arveid, mida kliendid keelduvad maksmast.
- Korrigeeritud arved. Kui suure dollarilise summa arve sisaldab viga, võib klient makse kinni hoida, kuni saadate muudetud arve. Kaaluge selle probleemi leevendamiseks suuremate arvete korrektuuri nõudmist.
- Krediidikirjade autoriseerimine. Inimesed, kellel on juurdepääs sissetulevatele kliendimaksetele, võiksid sissetulevat sularaha pealt kuulata ja seejärel oma jälgede loomiseks luua kreeditarve. Üks samm selle probleemi ennetamiseks on nõuda juhi ametlikku heakskiitu kreeditarvetele, mida siseauditi töötajad seejärel hiljem kontrollivad. Ärge võtke seda kontrolli äärmustesse ja nõudke üliväikeste krediiditeatiste kinnitamist - lubage raamatupidamistöötajatel luua väikseid krediidilepinguid heaks kiitmata, lihtsalt selleks, et puhastada väikesed järelejäänud konto saldod.
- Piirake juurdepääsu arveldustarkvarale. Nagu äsja märgitud, võis keegi klientidelt sissetulevaid makseid pealt kuulata ja varguse kreeditarvega varjata. Krediiditeatiste ebaseadusliku genereerimise vältimiseks peaksite parooliga kaitsma juurdepääsu arveldustarkvarale.
- Eralda kohustused. Nagu äsja märgitud, ei tohiks keegi olla võimeline sissetulevate kliendimaksetega ümber käima ja kreeditarveid koostama, muidu on neil võimalik raha võtta ja kreeditarvetega jälgi katta. Seepärast määrake need ülesanded erinevatele inimestele.
- Vaadake üle saadaolevate päevikute kirjed. Võlgnevuste tehingud läbivad peaaegu alati raamatupidamistarkvara müügipäeviku, mis genereerib oma raamatupidamiskirjed. Seetõttu ei tohiks võlgnevuste kontol peaaegu kunagi käsitsi päevikut sisestada. Peaksite neid kirjeid hoolikalt uurima.
- Kontrollige arve pakette. Pärast arvete täitmist peaks failis olema pakett, mis sisaldab müügitellimust, krediidiluba, konossementi ja arve koopiat. Siseauditi töötajad peaksid nende pakettide valiku üle vaatama, et veenduda, et arveldusametnik vaatas nõuetekohaselt läbi kõik toetavad dokumendid ja koostas õigesti arve.
- Sobitage arveldused saatmispäevikule. Võimalik, et kaubad saadetakse ilma vastava arveta või vastupidi. Nende olukordade avastamiseks laske siseauditi töötajal võrrelda arveldusi saatelogiga ja uurige võimalikke erinevusi.
- Auditeerige kassatšekkide rakendamist. Raamatupidamistöötajad võivad avatud arvete suhtes valesti rakendada kassatšekke, võib-olla isegi mitte korrektsete klientide kontodele. Paluge siseauditi töötajatel korrektse sularahataotluse kontrollimiseks jälgida valikut sularahakviitungeid kliendi arvetega.
Need kirjed moodustavad nõuete põhikontrolli. Spetsiaalse nõuete süsteemiga ettevõttel võib tekkida vajadus rakendada täiendavaid kontrollimisi või vajada mõnda siin loetletud kirjet.
