Järgmine arveldusprotseduur käsitleb arveldusprotsessis kolme ülesannet, mis hõlmavad arve koostamiseks vajaliku teabe kogumist, arvete loomist ja klientidele väljastamist.
Vaadake üle arveldusinfo (Arveldusametnik)
- Juurdepääs arvutisüsteemi igapäevasele saatmispäevikule.
- Skannige iga saadetise üksikasjad veendumaks, et see on arveldamiseks valmis. Sel juhul märkige kirjed arveldatavate tehingutena.
- Juurdepääs arveldusmoodulile ja avage iga prinditava arvatava arve eelvaate ekraan.
- Veenduge, et tellimuse esitamise töötajad on kõik hinnad heaks kiitnud. Kui ei, siis sobitage loetletud hinnad ametliku ettevõtte hinnakirjaga ja hankige nõusolek kõikidest selle loendi erinevustest.
- Lisage veotasu, välja arvatud juhul, kui tellimus on märgitud ettemaksuna või kliendi poolt järele tulnud.
- Veenduge, et kliendi käibemaksu kood on õige, ja kohandage seda vajadusel.
Prindi arve partii (Arveldusametnik)
- Kõigi märgistatud arvete printimiseks valige arveldustarkvaras suvand.
- Paigutage ettevõtte ametlik arvearve vorm printerisse.
- Käivitage testprint, veendumaks, et arveldusvormid on printeris õigesti paigutatud.
- Printige kogu arvepartii ja kontrollige, kas need on õigesti prinditud.
Valmistage ja saatke arveid (Arveldusametnik)
- Kui arved on mitmes eksemplaris, purustage koopiad ja säilitage määratud koopiad.
- Pange klientidele määratud arve versioon ümbrikesse.
- Pange tempel "Aadressi parandamine on nõutav" arveümbrikele.
- Saatke arvelduse ümbrikud postitamiseks postiruumi.
Failiarve koopiad (Arveldusametnik)
- Esitage säilitatud arve koopiad vastavalt vajadusele kas arve numbri või kliendi nime järgi.
