Üldine palgaarvestuse kontroll
Kaaluge järgmiste juhtnuppude kasutamist peaaegu kõigi palgaarvestussüsteemide jaoks, olenemata sellest, kuidas ajaarvestusteavet kogutakse või kuidas töötajatele palka makstakse:
Audit. Kas siseaudiitorid või välised audiitorid peavad palgafunktsiooni perioodilise auditi läbi viima, kontrollimaks, kas palgaarvestuse makseid arvutatakse õigesti, palgatöötajad töötavad endiselt ettevõttes, ajaarvestust kogutakse korralikult jne.
Volituste muutmine. Töötaja perekonnaseisu, kinnipidamistoetuste või mahaarvamiste muutmist lubage ainult juhul, kui töötaja on esitanud selleks ettevõttele kirjaliku ja allkirjastatud taotluse. Vastasel juhul pole tõendeid selle kohta, et töötaja oleks soovinud muudatust. Sama kontroll kehtib kõigi palgamäära muudatuste kohta, mida juht taotleb.
Jälgimislogi muutmine. Kui töötlete palgaarvestust ettevõttesiseselt arvutipõhise palgamooduliga, aktiveerige muudatuste jälgimise logi ja veenduge, et sellele pääseks juurde ainult parooliga kaitstud liidese kaudu. See logi jälgib kõiki palgasüsteemis tehtud muudatusi, mis on väga kasulik ekslike või petlike kirjete jälitamiseks.
Vigade kontrollimine aruannetes. Teatud tüüpi palgalugusid saab märgata jooksvate aruannete abil, mis näitavad ainult neid üksusi, mis jäävad palgatulemuste tavapärasest jaotusest välja. Need ei pruugi kõik viidata teatud vigadele, kuid nende aluseks olevate vigade tõenäosus on suurem teatatud üksuste puhul. Palgaarvestuse juht või kolmas isik, kes ei ole palgategevusega seotud, peaks neid aruandeid juhtima ja üle vaatama.
Kulu trendijooned. Otsige finantsaruannetest palgaga seotud kulude kõikumisi ja uurige seejärel kõikumise põhjuseid.
Väljastada järelevalveasutustele maksearuanne. Saada igale osakonnajuhatajale töötajatele maksete loetelu koos palvega vaadata see üle õigete maksesummade ja tundmatute nimede osas. Nad võivad tuvastada maksed töötajatele, kes enam ettevõttes ei tööta.
Piirake juurdepääsu dokumentidele. Volitamata juurdepääsu vältimiseks lukustage töötajate failid ja palgaarvestuse andmed alati, kui neid ei kasutata. Kasutage paroolikaitset, kui need kirjed on võrgus salvestatud. See ettevaatusabinõu pole mitte ainult selleks, et keegi ei pääseks ligi teise töötaja andmetele, vaid ka selleks, et ära hoida omavolilisi muudatusi dokumentides (näiteks palgamäär).
Tööülesannete lahusus. Paluge ühel inimesel palgatõend koostada, teisel autoriseerida ja teisel luua makseid, vähendades seeläbi pettuste ohtu, kui mitu inimest ei tee seda tehes kokku. Väiksemates ettevõtetes, kus pole piisavalt töötajaid tööülesannete nõuetekohaseks jaotamiseks, nõudke vähemalt enne, kui keegi töötajatele maksed saadetakse, palun kellelgi palga üle vaadata ja volitada.
Palgaarvestuse juhtelemendid
Järgmine võimalike juhtelementide loend käsitleb selliseid küsimusi nagu puuduvad töögraafikud, vale töötatud aeg ja valed palgaarvestused. Nemad on:
Automatiseeritud ajaarvestussüsteemid. Olenevalt asjaoludest kaaluge arvutipõhise ajakella installimist. Nendel kelladel on mitmeid sisseehitatud juhtnuppe, näiteks lubatakse töötajatel ainult määratud vahetustega sisse või välja lülitada, mitte lubada ületunde ilma järelevalve alistamiseta ja (biomeetriliste kellade puhul) kõrvaldada sõprade mulgustamise oht. Samuti peaksite saatma nende kellade loodud erandiaruanded järelevalveametnikele ülevaatamiseks.
Arvutuse kontrollimine. Kui arvutate palgafondi käsitsi, laske teisel isikul kontrollida kõiki arvutusi, sealhulgas töötunde, kasutatud palgamäärasid, maksuvähendusi ja kinnipeetavaid summasid. Teine inimene viib suurema tõenäosusega läbi hoolika uuringu kui see, kes on arvutused koostanud.
Töötundide kontroll. Alati laske juhendajal heaks kiita töötajate töötunnid, et töötajad ei maksaks rohkem aega kui nad tegelikult töötasid.
Palgaregistri sobitamine tõendavate dokumentidega. Palgaregister näitab brutopalku, mahaarvamisi ja netopalka, nii et see on ka hea kokkuvõtlik dokument, millest tõendamise eesmärgil saab tõendavate dokumentideni jõuda.
Sobitage ajakaardid töötajate nimekirja. On märkimisväärne oht, et töötaja ei pöördu töögraafikut õigeaegselt ja nii ei maksta talle palka. Selle probleemi vältimiseks printige palgatöötluse alguses aktiivsete töötajate loend ja märkige nimekirja nimed nende ajagraafikute saabumisel.
Ületunnitöö töötas kontrollimisel. Isegi kui te ei nõua juhendajatelt töötajate töötundide kinnitamist, laske vähemalt juhendajatel ületunnid heaks kiita. Nende tundidega on seotud palgatasu, seega on ettevõtte kulud suuremad, nagu ka töötajate kiusatus neid välja nõuda.
Makske muudatuste heakskiit. Kaaluge töötaja palgamuutuse jaoks mitte ainult ühe heakskiidu allkirja nõudmist, vaid kahte allkirja - ühe töötaja juhendaja poolt ja teise järgmise kõrgema taseme juhendaja poolt. See vähendab kokkumängu riski palgamäärade muutmisel.
Kontrollige maksekontrolli
Kui maksate töötajatele tšekkidega, on pettuste ja mitmesuguste vigade maandamiseks vaja mitut kontrolli. Peamised juhtnupud on:
Allkirja volituste värskendamine. Kui tšekiallkirjastajad lahkuvad ettevõttest, eemaldage nad volitatud tšekiallkirjastajate loendist ja edastage see teave pangale. Muidu võiksid nad ikkagi ettevõtte tšekkidele alla kirjutada.
Töötajatele kontrollid. Võimaluse korral kontrollige käsi otse töötajatele. See hoiab ära pettuse, kus palgatöötaja loob tšeki töötajale tšeki ja tasku. Kui see on liiga ebaefektiivne kontroll, kaaluge tšekkide vahel käsitsi jaotamist.
Lukustage jaotamata palgad. Kui väljastate palgatšekke otse töötajatele ja keegi pole kohal, lukustage nende tšekk turvalisse kohta. Muidu võidakse selline tšekk varastada ja sularahaks maksta.
Sobitage aadressid. Kui ettevõte saadab töötajatele tšekid, sobitage tšekkidel olevad aadressid töötajate aadressidega. Kui samale aadressile läheb mitu tšekki, võib põhjuseks olla see, et palgatöötaja suunab võltsitud töötajate ebaseaduslikud maksed tema aadressile.
Palgaarvestuskonto. Makske töötajatele eraldi arvelduskontolt ja rahastage seda kontot ainult väljamakstud tšekkide summa ulatuses. See takistab kedagi olemasoleval palgal summat pettusega suurendama või täiesti uut looma, kuna kontol olevatest vahenditest ei piisa muudetud tšeki eest tasumiseks.
Võib juhtuda, et mitu juhtnuppu toetavad üksteist, nii et mitmest juhtnupust tulenevad kattuvad efektid. Nendel juhtudel võite mõne juhtimissüsteemi ohutult kõrvaldada, teades, et muud kontrollid siiski vähendavad kaotuse ohtu.
