Palgaarvestus hõlmab kõiki hüvitiste arvutamise ja maksmise aspekte, sealhulgas kinnipeetavate maksmist kolmandatele isikutele. Selle protsessi tulemuseks on igasuguste hüvitistega seotud kulude dokumenteerimine, samuti õigeaegsed maksed töötajatele. Ehkki mõned süsteemid, mis hõlmavad enam-vähem automatiseerimist, ei pruugi kõiki neid toiminguid hõlmata, kehtib järgmine protsessivoog enamiku palgasüsteemide puhul:
Uute töötajate seadmine. Paluge uutel töötajatel palgaprotsessi osana täita palgapõhist teavet, näiteks vorm W-4 ja tervisekindlustuse vormid, mis võivad nõuda palgaarvestuse mahaarvamist. Pange selle teabe koopiad kõrvale, et see sisalduks järgmises palgal.
Koguge ajakaardi teavet. Palgatöötajad ei nõua iga palga kohta makstava palga muutmist, kuid peate koguma ja kokku võtma teabe vabastatud töötajate töötundide kohta. See võib tähendada, et töötajad skannivad märki läbi arvutipõhise ajakella.
Kontrollige ajakaardi teavet. Võtke kokku äsja kogutud palgateave ja laske juhendajatel kontrollida, kas töötajad on oma aega õigesti registreerinud.
Võtke kokku makstavad palgad. Korrutage töötundide arv iga töötaja palgamääraga, arvestades ka ületundide või vahetuste erinevusi.
Sisestage töötajate muudatused. Töötajad võivad paluda palgakontrolli muudatusi, tavaliselt maksude või pensionisummade kinnipidamist. Enne maksude arvutamist peate võib-olla sellest suure osa üles märkima, kuna see mõjutab palga suurust, millele makse rakendatakse.
Arvuta maksud. Töötajate brutopalgalt kinnipeetavate maksude suuruse määramiseks kasutage IRS-i maksutabeleid.
Arvutage palga mahaarvamised. Töötaja netosissetulekust võib võtta mitmeid täiendavaid mahaarvamisi, sealhulgas meditsiinikindlustuse, elukindlustuse, garneeringute ja ametiühingutasude mahaarvamised. Samuti peate jälgima nende mahaarvamiste eesmärgi summasid, nii et lõpetate mahaarvamise, kui eesmärgi kogusumma on saavutatud.
Võta maha käsitsimaksed. Kui töötajatele on juba tehtud käsitsimakseid, näiteks ettemakseid, siis arvestage need summad järelejäänud netopalgast.
Looge palgaregister. Tehke kokkuvõte palgaregistri iga töötaja palga- ja mahaarvamisteabe kohta, mille saate seejärel kokku võtta, et luua ka päeviku sissekanne palgaarvestuse registreerimiseks. Selle dokumendi loovad automaatselt kõik palgaarvestuse tarkvarapaketid.
Trükige palgatšekid. Töötajate palgatšekkide printimine palgaregistri teabe abil. Tavaliselt esitage brutopalk, mahaarvamised ja netopalk palgaga kaasas olevas rahaülekande nõuandes.
Maksa otsese sissemaksega. Teavitage otseste hoiuste töötlejat kõigi otseste hoiuste maksete summast ja väljastage töötajatele nende maksete kohta rahaülekande nõuandeid.
Välja palgatšekid. Las palgameister väljastab töötajatele palgatšekke, mis nõuavad töötajate tuvastamist, kui töötajaid on palju.
Hoiuste kinnipeetud maksud. Hoiustage kõik kinnipeetud palgamaksud ja tööandjaga kokku lepitud maksud panka, kes on volitatud nende tehingutega tegelema.
Palgaarvestuse päevikute kanded
Palkarvestuse esmane päevikukiri on kokkuvõtte taseme kirje, mis on koostatud palgaregistrist ja mis on kantud kas palgapäevikusse või pearaamatusse. See kirje sisaldab tavaliselt otseste tööjõukulude, palkade ja ettevõtte palgamaksude osa deebetid. Samuti krediteeritakse arvukalt kontosid, millest igaühel on üksikasjalikult välja toodud maksmata palgamaksude kohustus ning töötajatele nende netopalga eest juba makstud sularaha summa. Põhikirje (eeldades, et deebetite jaotust üksikute osakondade kaupa ei toimu) on järgmine:
