Kulude ja kulude erinevus seisneb selles, et kulu tähistab kulutust, samas kui kulu viitab omandatud eseme tarbimisele. Neid termineid segatakse sageli, mis muudab raamatupidajaks koolitavate inimeste jaoks erinevuse raskesti mõistetavaks. Neid mõisteid laiendatakse allpool.
Maksumus võrdub kõige paremini terminiga kulud, nii et see tähendab, et olete kulutanud ressursse, et midagi omandada, kohale toimetada ja seadistada. See aga ei tähenda, et omandatud ese oleks veel ära kasutatud. Seega tuleks objekt, mille jaoks olete ressursse kulutanud, liigitada varaks seni, kuni see on ära kasutatud. Varaklassifikatsioonide näited, kuhu ostetud esemed kirjendatakse, on ettemakstud kulud, varud ja põhivara.
Näiteks võib auto maksumus olla 40 000 dollarit (kuna see on see, mille te selle eest maksisite) ja teie ehitatud toote maksumus on 25 dollarit (kuna see on kokku summa, mille olete teinud selle ehitamiseks). Auto maksumus sisaldab tõenäoliselt müügimakse ja kohaletoimetamistasu, samas kui toote maksumus sisaldab tõenäoliselt materjalide, tööjõu ja tootmise üldkulusid. Mõlemal juhul olete kulutanud vahendeid auto ja toote ostmiseks, kuid pole ühtegi neist veel tarbinud. Esimene liigitatakse vastavalt põhivaraks, teine aga varudeks. Samamoodi liigitatakse töötajale makstud ettemaks ettemakstud kuludeks.
Kulu on kulu, mille kasulikkus on ära kasutatud; see on ära tarvitatud. Näiteks tasutakse teie ostetud 40 000 dollari suurune auto kulude arvelt mitme aasta jooksul kulude arvelt ja 25 dollari suurune toode võetakse müüdud kauba maksumuselt, kui see lõpuks müüakse. Esimesel juhul saavutatakse varalt kuluks teisendamine debiteerimisega amortisatsioonikonto kontole ja krediidiga kogunenud amortisatsioonikontole (mis on vastukonto, mis vähendab põhivara). Teisel juhul saavutatakse varalt kuluks ümberarvestamine müüdud kauba maksumuse debiteerimise ja laokontole krediteerimisega. Seega oleme mõlemal juhul varana käsitletud kulu konverteerinud kuluks, kuna alusvara kulutati. Autovara kulub järk-järgult, seega kasutame amortisatsiooni, et see lõpuks kuluks ümber arvutada. Varuartikkel tarbitakse ühe müügitehingu ajal, nii et arvestame selle kohe välja müümiseks kuluks.
Teine kulude mõtlemise viis on kõik kulutused, mis on tehtud tulu saamiseks vastavuspõhimõtte kohaselt, mis oli eriti ilmne viimasel juhul, kui varud muudeti kuluks kohe, kui müük toimus. Vastavuspõhimõtte kohaselt tunnustate tehingu korraga nii tulu kui ka kulu aspekte, nii et tehinguga seotud puhaskasum või -kahjum on kohe nähtav. Seega arvestatakse kulu kuluks kohe, kui sellega seotud tulud on kajastatud.
Peamine põhjus, miks kulusid käsitletakse praktikas sageli täpselt kulutustena, on see, et enamik kulutusi kulutatakse korraga, nii et need lähevad kohe kuludest kuluks. Selline olukord tekib kõigi konkreetse perioodiga seotud kulude puhul, nagu igakuine kommunaalarve, administratiivpalgad, üür, kontoritarbed jne.
Kahjuks kiputakse kulusid ja kulusid kasutama ka raamatupidamisterminoloogia piires. Raamatupidamise standardite kodifitseerimise põhisõnastik, mida haldab Finantsarvestuse Standardinõukogu, ei määratle kumbagi mõistet; järelikult tulenevad ülaltoodud mõisted üldkasutusest.
