Peamine erinevus proovibilansi ja bilansi vahel seisneb selles, et proovibilanss loetleb iga konto lõppsaldo, samal ajal kui bilanss võib koondada paljudesse lõppkontode saldosid igasse rida.
Bilanss on osa finantsaruannete põhirühmast. Seda võib välja anda ainult asutusesiseseks kasutamiseks või see võib olla mõeldud ka sellistele kõrvalistele isikutele nagu laenuandjad ja investorid. Bilansis võetakse kokku ettevõtte raamatupidamises kirjendatud varade, kohustuste ja omakapitali summa konkreetse ajahetke seisuga (tavaliselt kuu lõpu seisuga). Selle koostamisel võetakse aluseks raamatupidamisstandardid, mida on kirjeldatud ühes raamatupidamisraamistikus, näiteks üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtted või rahvusvahelised finantsaruandluse standardid.
Proovisaldo on enamikus raamatupidamistarkvaras tavaline aruanne, mis sisaldab iga konto lõppsaldot konkreetse ajahetke seisuga (jällegi tavaliselt kuu lõpu seisuga). Aruannet kasutavad ainult raamatupidamine ja ettevõtte audiitorid algdokumendina. Sellel aruandel on mitu kasutust:
Veendumaks, et deebetite summa dollarites võrdub krediitide kogu summa dollarites
Kasutamiseks tööproovi tasakaalu koostamiseks, mis sisaldab kirjete korrigeerimist
Kasutatakse bilansi ja kasumiaruande koostamiseks, kui puudub automaatne raamatupidamistarkvara
Kasutatakse audiitorite kontode lõppsaldode saamiseks
Seega on proovibilansi ja bilansi erinevused järgmised:
Liitmine. Bilanss koondab mitu kontot, proovisaldo esitab teavet konto tasemel (ja on seetõttu üksikasjalikum).
Standardid. Bilanss on üles ehitatud vastavalt konkreetsetele raamatupidamisstandarditele, samas kui proovibilansi jaoks pole kohustuslikku vormi.
Kasutamine. Bilanss on mõeldud väliseks kasutamiseks, proovibilanss aga raamatupidamises ja audiitoritel.
Aruandluse tase. Bilanss on lõpparuanne, proovisaldot kasutatakse muude aruannete koostamiseks.
