Kui töötaja soovib midagi osta, on tavapärane lähenemine ostunõude vormi täitmisel ja ostuosakonnale saatmisel. Ostupersonal uurib, kust saab soovitud eseme madalaima hinnaga, ja väljastab seejärel valitud kliendile ostutellimuse. Kui tarnija on kauba kohale toimetanud ja arve väljastanud, peavad ettevõtte võlgnevad töötajad vastama arvele algatava ostutellimuse ja kviitungit tõendava dokumendiga ning seejärel väljastama makse. See protsess on äärmiselt tülikas, mida saab vältida elektroonilise ostukataloogi abil.
Kui töötajatele antakse juurdepääs veebipõhisele ostukataloogile, saavad nad vaadata standardiseeritud toodete loetelu, mille ostupersonal on eelnevalt läbi vaadanud ja heaks kiitnud, ning süsteemi kaudu tellimusi esitada. Seejärel loob süsteem elektroonilise ostutellimuse ja edastab selle koos eelnevalt heakskiidetud üldise ostulubaga märgitud tarnijale. Kui tarnija edastab soovitud kauba ettevõttele, helistavad vastuvõtvad töötajad tellimuse tööjaamas ja kontrollivad tellitud toote täitmist. Seejärel märgistab süsteem tarnijatele tasumiseks võlgnevad töötajad.
Veebipõhise ostukataloogi abil saavutatakse järgmised eelised:
- Paberimajandus. Kõik dokumendid, mida ettevõttes kasutatakse ostude taotlemiseks, tellimiseks ja tasumiseks, kõrvaldatakse.
- Kontsentreeritud ostud. Enamik ostudest suunatakse väikesele hulgale eelnevalt valitud tarnijatele, mis tähendab, et ettevõte võib saada mahusoodustusi.
Veebipõhiste ostude seadistamiseks võib siiski vaja minna mõnda süsteemi programmeerimist ja üldised ostutellimused tuleks eelnevalt seadistada, mis muudab selle väiksemate ettevõtete jaoks vähem kulutõhusaks lahenduseks. Samuti sobib see kõige paremini juhuslike ostude jaoks, mitte tooraine soetamiseks, mis võib vajada üksikasjalikumat materjalihaldussüsteemi.
