Rahandus

Tegevuspõhine kuluarvestus

Tegevuspõhine kuluarvestus (ABC) on metoodika üldkulude täpsemaks jaotamiseks, määrates need tegevustele. Kui kulud on tegevustele omistatud, saab kulud omistada kuluobjektidele, mis neid tegevusi kasutavad. Süsteemi saab kasutada üldkulude sihipäraseks vähendamiseks. ABC töötab kõige paremini keerukates keskkondades, kus on palju masinaid ja tooteid, ning sassis protsessides, mida pole lihtne lahendada. Seevastu on see vähem kasutatav sujuvamas keskkonnas, kus tootmisprotsessid on lühendatud.

Tegevuspõhine kuluarvestusprotsessi voog

Tegevuspõhist kuluarvestust saab kõige paremini seletada selle erinevate sammude läbimisega. Nemad on:

  1. Tehke kindlaks kulud. Esimene samm ABC-s on nende kulude tuvastamine, mida me tahame eraldada. See on kogu protsessi kõige kriitilisem samm, kuna me ei taha raisata aega liiga laia projektiulatusega. Näiteks kui tahame kindlaks määrata jaotuskanali täishinna, tuvastame selle kanaliga seotud reklaami- ja laokulud, kuid ignoreerime uurimiskulusid, kuna need on seotud toodete, mitte kanalitega.

  2. Laadige teiseste kulude kogumid. Looge kulude kogumid nende kulude jaoks, mis tekivad teenuste osutamiseks teistele ettevõtte osadele, selle asemel et toetada otseselt ettevõtte tooteid või teenuseid. Sekundaarsete kulude kogumite sisu sisaldab tavaliselt arvutiteenuseid, halduspalkasid ja muid sarnaseid kulusid. Need kulud jaotatakse hiljem teistele kulude kogumitele, mis on otsesemalt seotud toodete ja teenustega. Neid kõrvalkulude kogumeid võib olla mitu, sõltuvalt kulude laadist ja nende jaotamisest.

  3. Laadige esmaste kulude kogumid. Looge nende kulude kogum, mis oleks kaupade või teenuste tootmisega tihedamalt kooskõlas. On väga tavaline, et iga tootesarja jaoks on eraldi kulude kogumid, kuna kulud kipuvad sellel tasemel tekkima. Sellised kulud võivad hõlmata uurimis- ja arendustegevust, reklaami, hankeid ja levitamist. Samamoodi võiksite kaaluda kulude kogumi loomist iga jaotuskanali või iga rajatise jaoks. Kui tootepartiide pikkus on väga erinev, siis kaaluge kulude kogumi loomist partii tasemel, et saaksite kulud partii suuruse põhjal piisavalt määrata.

  4. Mõõda aktiivsuse draivereid. Andmekogumissüsteemi abil saate koguda teavet tegevuste draiverite kohta, mida kasutatakse kulude jaotamiseks teiseste kulude kogumites esmaste kulude kogumitesse, samuti peamiste kulude kogumite kulude jaotamiseks kuluobjektidele. Tegevusdraiverite teabe kogumine võib olla kulukas, seega kasutage võimaluse korral aktiivsusdraivereid, mille kohta teavet juba kogutakse.

  5. Eraldage sekundaarsete kogumite kulud esmastele kogumitele. Kasutage tegevuste draivereid teiseste kulude kogumite kulude jaotamiseks esmaste kulude kogumitesse.

  6. Objektide maksumuse maksumus. Kasutage iga esmase kulufondi sisu kuluobjektidele jaotamiseks tegevusedraiverit. Iga kulufondi jaoks on eraldi tegevusjuht. Kulude jaotamiseks jagage iga kulude kogumi kogukulud tegevuste draiveris oleva tegevuse koguhulgaga, et teha kindlaks tegevusala ühiku maksumus. Seejärel jaotage kuluühikute maksumus objektiobjektidele, lähtudes nende tegevuste draiveri kasutamisest.

  7. Koostage aruanded. Teisendage ABC süsteemi tulemused haldustarbimise aruanneteks. Näiteks kui süsteem oli algselt loodud üldkulude kogumiseks geograafiliste müügipiirkondade kaupa, siis esitage aruanded igas piirkonnas teenitud tulude, kõigi otseste kulude ja ABC-süsteemist tulenevate üldkulude kohta. See annab juhtkonnale täieliku ülevaate ülevaate iga piirkonna loodud tulemustest.

  8. Tegutse teabe alusel. Kõige tavalisem juhtimisreaktsioon ABC aruandele on vähendada iga kuluobjekti poolt kasutatavate tegevusdraiverite hulka. See peaks vähendama kasutatavate üldkulude summat.

Nüüd oleme jõudnud üldkulude täieliku ABC jaotamiseni nendele kuluobjektidele, mis väärivad üldkulude tasumist. Seda tehes näevad juhid, milliseid tegevuste draivereid tuleb vähendada, et vähendada vastavat üldkulude summat. Näiteks kui ühe ostutellimuse maksumus on 100 dollarit, saavad juhid keskenduda sellele, et lasta tootmissüsteemil ostutellimusi automaatselt esitada, või hankekaartide kasutamisele ostutellimuste vältimiseks. Mõlemad lahendused toovad kaasa vähem ostutellimusi ja seetõttu madalamad ostuosakonna kulud.

Tegevuspõhise kuluarvestuse kasutusalad

ABC-süsteemi kasutamise peamine eelis on üldkulude täpsem kindlaksmääramine. Kui teil on ABC-süsteem, saate paremat teavet järgmiste probleemide kohta:

  • Tegevuskulud. ABC on loodud tegevuste maksumuse jälgimiseks, nii et saate seda kasutada, et näha, kas tegevuskulud on kooskõlas tööstusharu standarditega. Kui ei, siis on ABC suurepärane tagasiside tööriist konkreetsete teenuste jooksvate kulude mõõtmiseks, kuna juhtkond keskendub kulude vähendamisele.

  • Kliendi kasumlikkus. Ehkki suurem osa üksikklientidele tehtavatest kuludest on lihtsalt tootekulud, on olemas ka üldkulud, näiteks ebatavaliselt kõrge klienditeeninduse tase, toodete tagastamise käitlemine ja ühistulised turunduslepingud. ABC süsteem saab neid lisakulusid sorteerida ja aidata teil kindlaks teha, millised kliendid tegelikult teile mõistlikku kasumit teenivad. Selle analüüsi tulemusel võidakse mõned kahjumlikud kliendid tagasi pöörata või pannakse rohkem rõhku klientidele, kes teenivad ettevõttele suurimat kasumit.

  • Levitamiskulud. Tüüpiline ettevõte kasutab oma toodete müümiseks mitmesuguseid levitamiskanaleid, nagu jaemüük, Internet, turustajad ja postimüügikataloogid. Enamik jaotuskanali ülalpidamise struktuurikuludest on üldkulud, nii et kui suudate mõistlikult kindlaks määrata, millised jaotuskanalid üldkulusid kasutavad, võite teha otsuseid jaotuskanalite kasutamise muutmiseks või isegi kahjumlike kanalite loobumiseks.

  • Tehke või ostke. ABC pakub terviklikku ülevaadet kõigist toote ettevõttesisese tootmisega seotud kuludest, nii et näete täpselt, millised kulud kaob allhanke korral ära, millised kulud jäävad alles.

  • Äärised. ABC-süsteemi korralike üldkulude jaotamise abil saate määrata erinevate toodete, tootesarjade ja tervete tütarettevõtete marginaalid. See võib olla üsna kasulik, et otsustada, kuhu paigutada ettevõtte ressursid, et teenida suurimat marginaali.

  • Minimaalne hind. Toote hinnakujundus põhineb tegelikult hinnal, mida turg kannab, kuid turundusjuht peaks teadma, mis on toote maksumus, et vältida toote müümist, mis kaotaks ettevõtte müügi igal müügil. ABC on väga hea, et teha kindlaks, millised üldkulud peaksid selle minimaalse kulu hulka kuuluma, sõltuvalt toodete müümise asjaoludest.

  • Tootmisrajatise maksumus. Üldiselt on üldkulude eraldamine kogu tehase ulatuses üsna lihtne, nii et saate võrrelda tootmiskulusid erinevate rajatiste vahel.

On selge, et ABC-süsteemi pakutava teabe jaoks on palju väärtuslikke kasutusviise. See teave on aga saadaval ainult siis, kui kujundate süsteemi nii, et see esitaks iga otsuse jaoks vajaliku konkreetse andmekogumi. Kui installite üldise ABC-süsteemi ja kasutate seda siis ülaltoodud otsuste tegemiseks, võite leida, et see ei anna vajalikku teavet. Lõppkokkuvõttes määrab süsteemi ülesehituse tasuvusanalüüs, milliste otsuste puhul soovite, et see aitaks, ja kas süsteemi maksumus on saadud teabe kasu.

Probleemid tegevuspõhise kuluarvestusega

Paljud ettevõtted algatavad ABC-projekte parimate kavatsustega, et näha, et väga suur osa projektidest kas ebaõnnestub või kaotab lõpuks kasutuse. Nendel probleemidel on mitu põhjust:

  • Kulude kogumi maht. ABC-süsteemi eeliseks on selle toodetud teabe kõrge kvaliteet, kuid see on seotud suure hulga kuluühikute kasutamise hinnaga - ja mida rohkem on kuluühikuid, seda suuremad on süsteemi haldamise kulud. Selle kulu vähendamiseks käivitage pidev kulude analüüsi kulude kogumi säilitamine, võrreldes saadud teabe kasulikkusega. Nii tehes peaks kulude kogumite arv olema hallatavas proportsioonis.

  • Paigaldusaeg. ABC-süsteemide paigaldamine on teadupärast keeruline - mitmeaastased paigaldused on normiks, kui ettevõte üritab neid paigaldada kõikidele tootesarjadele ja -rajatistele. Selliste terviklike käitiste puhul on keeruline säilitada juhtimise ja eelarvetoetuse kõrget taset, sest kuud mööduvad ilma paigaldamise lõpuleviimiseta. Väiksemate, sihipärasemate ABC-seadmete puhul on edukuse protsent palju suurem.

  • Mitme osakonna andmeallikad. ABC-süsteem võib nõuda andmete sisestamist mitmest osakonnast ja igal neist osakondadest võivad olla suuremad prioriteedid kui ABC-süsteemil. Seega, mida suurem on süsteemis osalevate osakondade arv, seda suurem on oht, et andmete sisestamine aja jooksul ebaõnnestub. Seda probleemi saab vältida, kui kujundate süsteemi nii, et see vajaks teavet ainult kõige toetavamatelt juhtidelt.

  • Projekti alus. Paljudele ABC-projektidele antakse luba projektipõhiselt, nii et teavet kogutakse ainult üks kord; teave on ettevõtte praeguses tegevusolukorras kasulik ja selle kasulikkus väheneb järk-järgult, kui tegevusstruktuur aja jooksul muutub. Juhtkond ei pruugi hiljem lubada täiendavate ABC-projektide rahastamist, seega kiputakse ABC-d üks kord „tegema” ja seejärel minema viskama. Selle probleemi leevendamiseks lisage olemasolevasse raamatupidamissüsteemi nii suur osa ABC-andmete kogumise struktuurist, et nende projektide maksumus väheneks; madalamate kuludega on tõenäolisem, et tulevikus lubatakse täiendavaid ABC-projekte.

  • Kasutamata ajast teatamine. Kui ettevõte palub oma töötajatel anda aru erinevatele tegevustele kulutatud aja kohta, on neil tugev kalduvus veenduda, et esitatud summad võrduvad 100% nende ajast. Kuid kellegi tööpäeval on palju aega, mis võib hõlmata vaheaegu, administratiivkoosolekuid, Internetis mängimist jne. Töötajad varjavad tavaliselt neid tegevusi, jagades rohkem aega teistele tegevustele. Need suurenenud numbrid tähistavad ABC-süsteemi kulude valesid jaotusi, mõnikord üsna märkimisväärsete summadega.

  • Eraldi andmekogum. ABC-süsteemi saab harva ehitada, et kogu vajaminev teave otse pearaamatust välja tõmmata. Selle asemel nõuab see eraldi andmebaasi, mis tõmbab teavet mitmest allikast, millest ainult üks on olemasolevad pearaamatu kontod. Selle täiendava andmebaasi pidamine võib olla üsna keeruline, kuna see nõuab märkimisväärset lisaaega, mille jaoks ei pruugi olla piisavat eelarvet. Parim lahendus on kavandada süsteem nii, et oleks vaja minimaalset lisateavet, välja arvatud see, mis on pearaamatus juba olemas.

  • Sihipärane kasutamine. ABC eelised ilmnevad kõige paremini siis, kui kuluarvestuse teavet on raske eristada, kuna sellel on mitu tootesarja, masinaid kasutatakse paljude toodete tootmiseks, arvukalt masinaseadeid jne - ehk keerulises tootmises keskkondades. Kui ettevõte ei tegutse sellises keskkonnas, võib ta kulutada palju raha ABC-installi jaoks, et leida, et saadud teave pole liiga väärtuslik.

Siin välja toodud probleemide lai valik peaks tegema selgeks, et ABC kipub paljudes organisatsioonides minema auklikule teele, kaldudes selle kasulikkusele aja jooksul langema. Siinkohal märgitud probleemide leevendamise ettepanekutest on peamine ülesanne luua sihitud ABC-süsteem, mis toodab mõistliku hinnaga kõige kriitilisemat teavet. Kui see süsteem juurdub teie ettevõttes, siis kaaluge järkjärgulist laienemist, mille käigus laienete veelgi, kui selle tegemisest on selget ja tõestatavat kasu. Halvim asi, mida saate teha, on paigaldada suur ja kõikehõlmav ABC-süsteem, kuna see on kallis, kannatab kõige rohkem vastupanu ja pikas perspektiivis kõige tõenäolisemalt ebaõnnestub.

Sarnased tingimused

Tegevuspõhine kuluarvestus on tuntud ka kui abc-kuluarvestus, abc-meetod ja abc-meetod.