Ajakirjade koostamine on äritehingute raamatupidamisdokumentidesse kandmise protsess. See tegevus kehtib ainult kahekordse raamatupidamise süsteemi kohta. Ajakirjandusega seotud etapid on järgmised:
Tehingu laadi kindlakstegemiseks uurige iga äritehingut. Näiteks tarnija arve saamine tähendab, et kohustus on tekkinud. Või tähendab vananenud varude välja viskamine varude vähenemist.
Tehke kindlaks, milliseid kontosid see mõjutab. See nõuab tehingu tulemusel muutuvate pearaamatu kontode tuvastamist. Näiteks võib tarnija arve registreerimine tähendada nii kontoritarvete kulukonto kui ka tasaarveldatavate võlgnevuste konto suurendamist.
Valmistage päevikukiri ette. See hõlmab mitte ainult tehingu sisestamist raamatupidamissüsteemi, vaid ka selle piisavalt dokumenteerimist, et keegi kannet hiljem üle vaadates saaks aru, miks see loodi. Ideaalis peaks kirje märkima mõjutatud kontod, sisestatud deebetid ja krediidid, päeviku kande numbri ja jutustava kommentaari.
Ajakirjade koostamine võib põhjustada kandeid pearaamatusse või tütarettevõtte pearaamatutesse. Tütarraamatusse tehakse kanne, kui see hõlmab mahukat tehingut, mille juhtkond on otsustanud kokku võtta pearaamatust eraldi.
Ajakirjandusprotsessi näitena on ABC International sõlminud äsja lepingu hooldustöövõtjaga, et maksta talle 1000 dollarit kuus vastutasuks tavapäraste ennetavate hooldusteenuste eest. Tehingu olemus on korduv kohustus. Mõjutatud kontodeks on hoolduskulude konto deebet 1000 dollarit ja krediidikonto arvele krediit 1000 dollarit. See on korduv igakuine sissekanne. Päevikukiri luuakse just märgitud kujul ja märgitakse automaatselt korduma iga järgmise kuu alguses.
