Müüja põhifail on ettevõtte tarnijate kohta märkimisväärse hulga teabe hoidla, mida kasutatakse tarnija arvete tasumiseks ja ostutellimuste väljastamiseks. Kui ettevõttel on isegi suhteliselt vähe tarnijaid, hiilib järk-järgult märkimisväärne arv vigu hankija põhifaili. Siin on mitu soovitatud viisi faili puhastamiseks:
Korrapäraselt printige iga tarnija kohta aruanne, mis näitab kõiki pakkuja põhifailis kasutatavaid välju. Kontrollige aruandest puuduva teabe puudumist olulisemates väljades, näiteks maksukoodid ja maksumaksja identifitseerimisnumbrid (TIN).
Trükkige nimede järgi sorteeritud tarnijate loend ja otsige duplikaatnimesid, mis viitavad duplikaatkirjete olemasolule. Tehke kindlaks, millised neist kirjetest arhiveerida ja märkige need uuesti kasutamata.
Trükkige aruanne, mis näitab viimase kahe aasta jooksul tarnijatele tehtud makseid. Kui selle ajavahemiku jooksul pole tegevust toimunud, märkige seotud tarnija põhifailid arhiivitud.
Võrrelge uusimate tarnijate registreeritud maksumaksja identifitseerimisnumbreid IRS-i veebisaidil oleva TIN-i sobitamise programmiga, et kontrollida registreeritud numbrite õigsust. Värskendage vale teavet.
