Väike sularahasüsteem on poliitikate, protseduuride, kontrollide ja vormide kogum, mida ettevõte kasutab sularaha väljastamiseks mitmesuguste mitmesuguste vajaduste, näiteks kontoritarvete ja teenuste jaoks. Väikese sularahasüsteemi loomise põhiprotsess on:
Asukoht. Otsustage väikeste rahaliste vahendite paigaldamise kohad. Võib olla üks kogu ettevõtte kohta või üks hoone või osakonna kohta.
Rahastamine. Otsustage väikse rahafondi suuruse kohta igas asukohas. See jääb tavaliselt vahemikku 100–500 dollarit. Arvestades väikeste sularahavarguste suurt riski, on parem mitte luua liiga suuri väikseid sularahafonde, kuigi väiksemaid tuleb sagedamini täiendada.
Hoidja. Nimetage väikesed sularahahoidjad. Tavaliselt on tegemist administratiivtöötajatega, kes on suurema osa päevast kohapeal ja kellel on piisavad asjaajamisoskused, et säilitada vajalik arv arvestust suure täpsusega.
Karbid. Pange üles lukustatud väikekassad või lukustatud lauasahtlid, sealhulgas väikeste sularahatšekkide pakk. Võimalik, et on vaja luua häire, mis kostab, kui kasti või sahtli juurde pääsete valesti.
Voucherid. Osta kontoritarvete kauplusest väikeste sularahavautšerite komplekt. Kohandatud vormi pole vaja luua.
Fond pisikesi kassakaste. Nihutage määratud sularahasumma igasse väikekassasse ja registreerige ülekanne pearaamatusse sularaha liikumisena eraldi väikekassakontole.
Koolitus. Koolitage väikeste sularaha hoidjaid, kuidas hinnata väikse sularaha taotlusi, kuidas täita sularahamaksete eest vautšereid ja millal nõuda asendusraha, kui sularaha tase on madal.
Lepitamine. Rakendage protseduur, mille kohaselt raamatupidaja uurib perioodiliselt igas väikeses kassas oleva sularaha ja laekumiste summat, et näha, kas kogusumma vastab kasti jaoks määratud algse rahasummaga, ja leppida kõik erinevused.
Täiendamine ja registreerimine. Rakendage protseduur, mille kohaselt kassapidaja täidab igas väikeses kassas sularahasummat, nagu väikeste sularahahaldurite soovil on. See hõlmab ka kõigi kulutuste kokkuvõtmist ja kajastamist pearaamatus.
Väikeses sularahasüsteemis peab olema piisav arv kontrollimisi, et leevendada riske, et väikesi sularaha varastatakse või et seda antakse ebaõigete tagasimaksetaotluste eest või väikeste sularahakulude arvestus ebaõigesti. Peaksite korrapäraselt üle vaatama tekkinud kontrolliprobleemid, et kontrollida, kas kontrollisüsteemi tuleks kaotuse riski vähendamiseks kohandada.
Väikeses sularahasüsteem on paljudes ettevõtetes asendatud hankekaartidega, mis on krediitkaardid, mida kontrollib ettevõte. Hankekaartidel on ainulaadne eelis, kui eemaldate ettevõtte ruumidest hõlpsasti ligipääsetava sularaha. Teine võimalus on lasta töötajatel oma vahenditega esemeid osta ja seejärel hüvitada töötajatele kuludokumentidega. Viimase võimaluse kasutamisel ärgitage töötajaid sageli esitama kuluaruandeid, nii et nad ei rahasta ettevõtte kulutusi kaua. See tähendab ka seda, et esitatud kuludeklaratsioone tuleks töödelda võimalikult kiiresti.
