Ettevõte kasutab eelarvet tulevaste perioodide tulude ja kulude ootuste seadmiseks. Eelarve koostamise protsess peaks olema väga regulaarne ja järgima kindlat ajakava, nii et valminud eelarve oleks järgmise eelarveaasta alguseks kasutamiseks valmis. Vastasel juhul ei ole hilinenud eelarvet järgmise eelarveaasta tegelike tulemustega võrdlemiseks saadaval. Siin on peamised sammud, mida järgida:
- Eelarve eelduste värskendamine. Vaadake üle ettevõtte eelarve eeldused, mida kasutati viimase eelarve aluseks, ja vajadusel värskendage neid.
- Pange tähele saadaolevat rahastamist. Määrake eelarveperioodil kõige tõenäolisem rahastamise summa, mis võib kasvuplaane piirata.
- Sammupunktide maksmine. Tehke kindlaks, kas eelseisval eelarveperioodil tekivad tõenäolise äritegevuse vahemikus mingid etapikulud ning määratlege nende kulude suurus ja millistel tegevustasemetel need tekivad.
- Loo eelarvepakett. Kopeerige eelarve koostamise põhijuhised eelmisel aastal kasutatud juhendipaketist. Uuendage seda, lisades jooksval aastal tehtud tegelikud kulud aasta-päevast, ning lisage see teave ka kogu jooksva aasta kohta. Lisage paketile kommentaar, milles on toodud sammude maksumuse teave, kitsaskohad ja eelseisva eelarveaasta eeldatavad rahastamispiirangud. Samuti esitage suunised kapitali eelarvestamise taotluste kohta.
- Välja anda eelarvepakett. Välja andke eelarvepakett võimaluse korral isiklikult ja vastake saajate küsimustele. Märkige ka eelarvepaketi esimese projekti tähtaeg.
- Hankige tuluprognoos. Hankige müügijuhilt tuluprognoos, kinnitage see koos tegevjuhiga ja seejärel levitage seda teistele osakonnajuhtidele. Nad kasutavad tulude teavet vähemalt osaliselt oma eelarve koostamise aluseks.
- Hankige osakondade eelarved. Hankige kõigi osakondade eelarved, kontrollige vigu ja võrrelge kitsaskohtade, rahastamise ja sammude maksmise piirangutega. Kohandage eelarveid vastavalt vajadusele.
- Kinnitage hüvitis. Saatke osakonna eelarvetes sisalduvad hüvitamistaotlused kinnitamiseks personalijuhile. See peaks hõlmama palgavahemike vastavusse viimist ja veenduma, kas palgamaksud arvutatakse õigesti.
- Kinnitage boonusplaanid. Kas kõrgem juhtkonna meeskond peab kinnitama tingimused, mille alusel boonusplaanid on kokku lepitud, ja kas nende lepingute tingimused on mõistlikud. Kui boonusmakseid tõenäoliselt ei toimu, lisage need koos kohaldatavate palgamaksudega eelarvesse.
- Hankige kapitali eelarve taotlusi. Kinnitage kõik kapitalieelarve taotlused ja edastage need koos kommentaaride ja soovitustega kõrgemale juhtkonnale. Vara asendamise tagamiseks sobitage põhivarade võõrandamise aruandega.
- Uuendage eelarvemudelit. Sisestage kogu eelarveteave põhieelarve mudelisse. Veenduge, et mudeli palga maksumäärad oleksid eelarveaastaks uuendatud. Värskendage mudelis amortisatsioonikulusid, lähtudes juba saadud põhivara võõrandamise ja kapitali eelarve taotlemise teabest.
- Vaadake eelarve üle. Eelarve ülevaatamiseks kohtuge kõrgema juhtkonnaga. Tõstke esile võimalikud piirangute probleemid ja kõik rahastamispiirangutest tulenevad piirangud. Samuti testige debitoorse võlgnevuse, varude ja võlgnevuste käibekordajate kehtivust ajalooliste mõõdikute ja müügi kohta müüja kohta. Pange tähele kõiki haldusmeeskonna kommentaare ja edastage see teave eelarve koostajatele koos taotlustega nende eelarveid muuta.
- Töötle eelarve kordusi. Jälgige täitmata eelarve muutmise taotlusi ja värskendage eelarvemudelit nende saabumisel uute kordustega. Värskendage kindlasti hinnangulist intressikulu ja intressitulu, kuna eelarve rahastamisosa on selgunud.
- Hankige heakskiit. Edastage eelarve direktorite nõukogule kinnitamiseks.
- Välja eelarve. Looge eelarve seotud versioon ja jagage see kõigile volitatud saajatele.
- Eelarve laadimine. Laadige eelarveteave finantstarkvarasse, et saaksite koostada eelarve versus tegelikud aruanded.
- Laaditud eelarve kinnitamine. Võrrelge raamatupidamistarkvarasse laetud eelarvet kinnitatud eelarveversiooniga ja korrigeerige võimalike vigade osas.
- Eelarve lukustamine. Algatage eelarvemudeli paroolikaitse. Looge ka mudeli koopia ja arhiivige see.
