Sularaha vastuvõtmise protsess on väga regulaarne, sest tšekkide töötlemise ülesanne on koormatud kontrollidega. Neid on vaja tagamaks, et kontrollid oleksid õigesti registreeritud, viivitamata hoiule kantud ning et neid ei varastataks ega muudetaks protsessi käigus. Tšekitšekkide töötlemise kord on esitatud allpool:
Arvestustšekid ja sularaha. Igapäevase postisaadetise saabumisel registreerige kõik saadud tšekid ja sularaha postiruumi tšekkide kviitungite loendis. Iga saadud tšeki kohta märkige vormil maksja nimi, tšeki number ja makstud summa. Kui kviitung oli sularahas, siis märkige maksva osapoole nimi, kontrollige valikut „sularaha?” kasti ja makstud summa. Kui kõik reaelemendid on täidetud, sisestage vormi allservas olevale väljale „Laekumiste kogusumma” kogusumma. Allkirjastage vorm ja märkige tšekkide ja sularaha kättesaamise kuupäev. Samuti pange igale laekunud tšekile tempel „ainult hoiustamiseks” ja ettevõtte pangakonto number; see muudab tšeki väljavõtmise ja selle mõnele teisele pangakontole kandmise raskemaks.
Edasimaksed. Sisestage kõik tšekid, sularaha ja postiruumi tšeki kviitungite loendi koopia ametkondade turvalisse postkotti. Laske see käsitsi raamatupidamises kassasse toimetada. Kassasõitja ühendab kõik kotis olevad üksused postitoas tšekkide kviitungite loendiga, initsiaalib loendi koopia ja tagastab koopia büroodevahelise postiga postisaali. Postitoas töötajad esitavad parafeeritud koopia kuupäeva järgi.
Rakenda arvetele sularaha. Juurdepääs raamatupidamistarkvarale, helistage vastava kliendi jaoks tasumata arved ja kasutage sularaha arvetel, mis on märgitud kliendi igale maksele lisatud rahaülekandes. Kui pole märke selle kohta, millist arvet krediteeritakse, kirjendage makse kas eraldi vahekontole või rakendamata, kuid selle kliendi kontole, kellelt see tuli. Viimases olukorras tehke tšekist koopia ja säilitage see hiljem rakenduse jaoks, nii et tšeki saaks praegusel kuupäeval siiski hoiule anda.
Muu sularaha kajastamine (valikuline). Aeg-ajalt saabub mõni sularaha või tšekk, mis pole seotud tasumata nõuetega. Näiteks võib see olla kliendi ettemaks või tagatisraha tagastamine. Sellistel juhtudel registreerige kviitung raamatupidamissüsteemis koos nõuetekohase dokumentatsiooniga makse põhjuse kohta.
Sularaha sissemakse. Salvestage kõik tšekid ja sularaha sissemaksekviitungile. Võrrelge sissemaksekviitungi kogusummat postiruumi tšekikviitungite loendis märgitud summaga ja leppige kõik erinevused. Seejärel hoidke tšekid ja sularaha lukustatud kotis ja transportige see panka.
Sobib pangakviitungiga. Tšekkide ja sularaha kättesaamisel väljastab pank selle kohta kviitungi. Keegi muu kui kassapidaja peaks seda kviitungit võrdlema sissemakselehel oleva summaga ja leppima kõik erinevused. Võib olla kasulik klammerdada kviitung sissemaksekviitungi koopiasse ja esitada dokumendid, mis tõendab sobitamisetapi lõppu.
