Palgaarvestuse töötlemine võib tekitada vigu mitmes kohas, mis nõuab üksikasjalikku protsessivoogu, mis hõlmab ka mitmeid juhtelemente. Seda protseduuri saab kasutada palgaarvestuse järjepideva ja korduva käitlemise tagamiseks. Tegelik protsessivoog võib mõnevõrra erineda allpool mainitud etappidest, kuna palgaarvestuse käsitsi töötlemise, arvutipõhiste või sisseostetud lahenduste kasutamisel võib olla erinevusi. Menetluse kõige tõenäolisem versioon, sealhulgas vastutus ja põhikontroll, on järgmine:
Töötaja põhifaili värskendamine. Palgatöötaja saab teate muudatustest töötajate andmetes, mis mõjutavad palgaarvestuse töötlemist, näiteks maksuvabastuste kinnipidamine ja palgamäära muutused. Nende muudatustega värskendage palgatarkvara töötajate põhifaili.
Määra palgaperiood. Veenduge, et palgamoodul on õigeks palgaperioodiks seatud.
Sisestage töötatud aeg. Sisestage palgasüsteemi iga töötaja korraliste ja ületunnitööde arv. Kui ettevõte arvutab palgaarvestuse käsitsi, siis pole seda ja järgmist sammu vaja. Kui ettevõte kasutab ajaarvestusteabe kogumiseks arvutipõhiseid kellasid, võidakse teave otse palgatarkvarasse teisaldada.
Sisestage käsitsimaksed. Sisestage kõigi käsitsi makstud tšekkide summad, mida pole veel palgasüsteemis registreeritud. Need võivad olla eelmiste perioodide palgakorrigeerimised või töötajate esialgse töölevõtmise või töösuhte lõpetamisega seotud maksed.
Arvutage lõpetamise töötasu. Arvutage ettevõttest lahkunud töötajale makstav summa, sealhulgas kasutamata puhkuseaeg ja lahkumishüvitis käsitsi. See hõlmab tavaliselt ainult neid töötajaid, kes on ettevõttest vabatahtlikult lahkunud, kuna sunniviisiline lõpetamine nõuab peaaegu koheseid makseid, mis jäävad tavaliselt tavapärasest palgaarvestuse perioodist välja.
Muuda mahaarvamisi. Sisestage kõik muudatused töötajate töötasu tavapärastes mahaarvamistes, näiteks tervisekindlustuse, garneeringute ja heategevusmaksete puhul.
Arvuta palk. Las tarkvara töötleb kõiki selle perioodi palgaarvestusi. Kui ettevõte arvutab töötasu käsitsi, siis kasutage föderaal- ja osariikide valitsuste esitatud maksutabeleid maksude kinnipidamise õige suuruse määramiseks.
Vaadake aruanded üle. Kui palgaarvestused on kas sisseostetud või kasutavad palgaarvestuse tarkvara, printige järgmised aruanded ja vaadake aluseks olevad tehingud vigade osas üle. Töötage palgaarvestust uuesti, kuni need probleemid on lahendatud.
Negatiivsete mahaarvamiste aruanne (võib viidata andmesisestusveale või pettusele)
Negatiivsete maksude aruanne (võib viidata andmesisestusveale või pettusele)
Esialgne palgaregister (põhidokument, mida kasutatakse vigade leidmiseks)
Sortitud makstud palkade loetelu (keskenduge liiga kõrgele või madalale palgasummale potentsiaalselt ebatäpsete töötundide või palgamäärade tuvastamiseks)
Palgakulude trendirida osakondade kaupa (võib näidata palga arvestamist valele osakonnale)
Väljastage maksed. Kui aruannete analüüs ei viita enam vigadele, töötle töötajatele väljamaksed.
Väljaandehalduse aruanded (valikuline). Andke juhtkonnale välja palgaaruanne, mis on seotud äsja valminud palganumbriga. Selliste aruannete näited on ületundide trendijoon töötajate lõikes ja hüvitiste kulude trendijoon osakondade kaupa.
Andmete varundamine. Kui palgaarvestus on täidetud, varundage sellega seotud andmed. Kui palgatöötlus tellitakse väljastpoolt, tegeleb sellega tarnija. Kui kasutatakse ettevõttesisest tarkvara, arhiveerige andmed. Kui kasutatakse käsitsi süsteemi, pange palgaarvestus lukustatud hoiuruumi.
Lukustage periood. Volitamata muudatuste vältimiseks lukustage palgamoodulis palgaperiood just lõppenud perioodiks. See on sisuliselt sama mis 2. etapis; lukustades palgaperioodi, liigume edasi järgmisele palgaperioodile.
Hoiuste maksud. Hoiusta palgamaksud ja kontrollige nende edastamist valitsusele. Kui ettevõte on palgatöötluse tellinud, tegeleb selle etapiga tarnija.
Hoidke ajakaarte. Esitage ajakaardid palgaosakonna lähedal. On täiesti võimalik, et töötajad seavad oma palga kahtluse alla, sel juhul peaksid uusimad ajakaardid olema ülevaatamiseks hõlpsasti kättesaadavad. Kuu või kahe pärast saab ajakaardid üle viia pikemaajalisele hoiule.
Uurige vigu. Kui palgaarvestuse töötlemisel on probleeme, siis olge kindel, et töötajad leiavad need üles! Uurige kõiki ilmnenud tehinguvigu ja algatage muudatused nende jätkuva esinemise leevendamiseks. See võib hõlmata protseduuride muutmist või uute kontrollide kehtestamist.
