Võlgnevuste funktsiooni kahjumiriski maandamiseks kasutatakse võlgnevuste kontrolli. Võlgnevuste kontroll on koondatud kolme üldkategooriasse, milleks on ettevõtte maksekohustuse kontrollimine, võlgnevuste andmete arvutisüsteemi sisestamine ja maksmine tarnijatele. Juhtelemendid on järgmised:
Kohustus maksta kontrolli
Maksekohustust saab kontrollida ühe võimaliku kontrolli abil. Nemad on:
Arve kinnitamine. Isik, kes on võimeline makset kinnitama, tähistab tema nõusolekut tarnija arvele. Kuid see on tegelikult suhteliselt nõrk kontroll, kui heakskiitja näeb ainult tarnija arvet, kuna pole võimalik öelda, kas kaubad või teenused saadi või kas hinnad olid sellised, millega ettevõte algselt nõustus. Kinnitaja võib soovida ka teada, milliselt pearaamatu kontolt võetakse tasu. Sellest tulenevalt on parem lasta võlgade töötajad kõigepealt kokku panna tarnija arve, kinnitada ostutellimus ja dokumentide vastuvõtmine pakendisse ning seejärel pitseerida arve allkirjaplokiga, mis sisaldab tasutavat kontonumbrit, ja lasta seejärel kinnitajal see üle vaadata. Selline lähenemine annab ülevaatajatele väga täieliku teabekogumi, millega töötada.
Ostutellimuse kinnitamine. Ostuosakond väljastab iga tehtud ostu kohta ostutellimuse. Seda tehes kinnitab ostupersonal sisuliselt kõik kulud enne nende tegemist, mis võib takistada mõningate kulutuste tekkimist. Kuna see kontroll hõlmab ostupersonali märkimisväärset tööd, paluvad nad töötajatel tõenäoliselt taotleda kaupu ametlikul ostutaotluse vormil.
Täitke a kolmepoolne matš. Võlgade töötajad vastavad tarnija arvele enne ostu kinnitamist vastava ostutellimuse ja kviitungitõendi. See lähenemine asendab individuaalse arve kinnitamise vajaduse, kuna kinnitamine põhineb hoopis ostutellimusel. Samuti on parem kui kinnitada ainult ostutellimuse alusel, kuna see kontrollib ka kauba kättesaamist. Kuid see on ka valusalt aeglane ja võib paberimajanduse puudumisel laguneda.
Käsitsi topeltmakse otsimine. Arvutipõhine võlgnevussüsteem teostab arvete duplikaatide automaatset otsimist. See on palju raskem ettevõtmine täiesti käsitsi arvepidamise süsteemis. Sel juhul saab võlgnike ametnik otsida hankijafailist ja tasumata arvete failist, et näha, kas äsja tarnijalt saadud arve on juba tasutud. Paljudes olukordades muudab sissetulevate tarnijaarvete maht selle nii keeruliseks, et palgalised töötajad loobuvad igasugustest katetest tuvastada duplikaatide arved ja nõustuvad lihtsalt maksma aeg-ajalt selliste kaupade eest.
Andmesisestuse juhtelemendid
On mitmeid viise, kuidas tagada, et kõik tarnija arved on kantud võlgade arveldussüsteemi, ehkki neil kontrollidel on erinev edu. Juhtelemendid on:
Salvestage pärast kinnitamist. See kontroll sunnib võlgnevaid töötajaid kontrollima iga arve kinnitamist enne selle sisestamist süsteemi.
Enne kinnitamist registreerige. See kontroll seab tarnijatele maksmise suurema prioriteedi kui maksmislubade saamine, kuna iga saadud arve registreeritakse võlgnevuste süsteemis korraga. See kontroll toimib kõige paremini seal, kus ostutellimusi on juba ostu volitamiseks kasutatud.
Võtke vastu arve nummerdamise juhend. Võimalik, et suurim probleem võlgnevuste andmete sisestamise valdkonnas on topeltmaksed. Tundub, et see pole probleem, sest enamik ettevõtteid kasutab raamatupidamistarkvara, mis tuvastab duplikaatide arved automaatselt ja hoiab ära topeltmaksed. Arve numbrite registreerimisel võib esineda ebajärjekindlust. Näiteks, kas salvestate arve numbri 0000078234 eesmiste nullidega või ilma nendeta? Kui sama arve esitatakse võlgade töötajatele kaks korda ja see kirjendatakse üks kord 0000078234 ja järgmine kord 78234, ei märgista süsteem neid kui duplikaatide arveid. Sama probleem kerkib arve numbri kriipsudega; arve numbri 1234-999 saab registreerida kui 1234-999 või kui 1234999.
Eelarve vastavus finantsaruannetes. Kui tarnija arve esitati valesti valele osakonnale, võib juhtuda, et finantsaruandeid tutvunud osakonnajuhataja tuvastab tasude summa ja eelarve vahelise erinevuse ning juhataks selle probleemi raamatupidamisosakonna tähelepanu alla.
Maksekontroll
Suurem osa allpool nimetatud kontrollidest on seotud tšekiga maksmisega, kuna see on endiselt valdav makseviis. Juhtelemendid on:
Jagatud tšeki printimine ja allkirjastamine. Üks inimene peaks tšekid ette valmistama ja teine isik neile alla kirjutama. Seda tehes tehakse sularaha väljaandmisel ristkontroll.
Hoidke kõiki tšekke lukustatud kohas. Kasutamata kontrollvarusid tuleks alati hoida lukustatud kohas. Vastasel juhul saab tšekke varastada ja pettusega täita ning sularaha välja maksta. See tähendab, et kõik allkirjaplaadid või templid tuleks hoida ka lukustatud kohas.
Jälgige kasutatud kontrollnumbrite järjestust. Hoidke logi, milles on loetletud kontrolljooksul kasutatud kontrollnumbrite vahemik. See on kasulik selleks, et teha kindlaks, kas mõni kontroll laos võib puududa. Seda logi ei tohiks hoida koos salvestatud tšekkidega, kuna keegi võib logi varastada samal ajal kui ta tšekke varastab.
Nõua käsitsi kontroll-allkirjastamist. Ettevõte võib nõuda kõigi tšekkide allkirjastamist. See on tegelikult suhteliselt nõrk kontroll, kuna vähesed tšekkidele allkirjastajad süvenevad tšekkide väljaandmise põhjustesse ja küsivad makstud summasid harva. Kui ettevõte otsustab kasutada hoopis allkirjaplaati või pitsatit, on palju olulisem tugev ostutellimuste süsteem; ostjatest saavad arvete de facto kinnitajad, väljastades ostutellimusi võlgade protsessis varem.
Nõuda täiendavat tšekile allkirjastajat. Kui tšeki summa ületab teatud summa, nõuda teist tšeki allkirjastajat. See kontroll annab väidetavalt mitmele kõrgema astme inimesele võimaluse makse sooritamine lõpetada. Tegelikkuses on tõenäolisem, et sisestate makseprotsessi ainult teise sammu, ilma et kontrollikeskkonda tegelikult tugevdataks.
