Virtuaalne sulgemine hõlmab täielikult integreeritud kogu ettevõtte raamatupidamissüsteemide kasutamist finantsaruannete koostamiseks igal ajal ja nõudmisel. See lähenemine nõuab lisaks ettevõtte ressursside kavandamise (ERP) süsteemidele ka suuri pingutusi, et tagada aluseks oleva teabe õigsus. Nõutav investeering on nii suur, et näete harva virtuaalset sulgemist väiksemates ettevõtetes. Virtuaalne sulgemine nõuab erilist tähelepanu järgmistele valdkondadele:
- Tsentraliseeritud raamatupidamine. Virtuaalset sulgemist on peaaegu võimatu ilma suure raamatupidamise tsentraliseerimiseta koos ERP tarkvaraga. Ja vastupidi, see tähendab, et teil ei saa olla raamatupidamistoiminguid hajutatud kogu ettevõttes, mis töötavad erineva raamatupidamistarkvaraga.
- Standardiseeritud raamatupidamine. Äritehinguid tuleb määratleda ja käsitleda kõikjal ühtemoodi. Vastasel juhul peavad raamatupidajad kulutama aega erinevate tütarettevõtete esitatud tehingute rikkumiste uurimisele.
- Viga jälgimisel. Kõik leitud vead tuleb üles leida ja nende põhjused kõrvaldada. Vastasel juhul on virtuaalsete lähedaste finantsaruannetega liiga palju probleeme, et neile palju toetuda.
Virtuaalse sulgemise tulemused ei pruugi olla täiesti täpsed, kuna mõnda kulude laekumist, kulude jaotamist ja reserve on raske automatiseerida.
Virtuaalne sulgemine erineb pehmest sulgemisest selle poolest, et pehme sulgemine nõuab piiratud arvu sulgemistoiminguid; ja nende sulgemissammude tõttu kasutatakse pehmet sulgemist tavaliselt alles kuu lõpus. Kuna virtuaalne sulgemine on sisuliselt automatiseeritud, ei ole sulgemisetappe, mis võimaldab teil finantsaruandeid koostada mis tahes ajaperioodi kohta üldse; seega on igapäevased finantsaruanded võimalikud.
Virtuaalse sulgemise loomiseks vajalikud kulutused ja pikaajalised jõupingutused ei ole hea investeering aeglasema kasvuga tööstusharudesse, kus uut konkurentsi on vähe ja tootetsüklid on pikad. Kuid see hind võib olla kasulik vastupidises olukorras, kus ärikeskkond muutub väga kiiresti, ja juhtkond saab igapäevaseid finantsaruandeid kasutada jooksva kursuse korrigeerimiseks ettevõtte üldises suunas. Kuid isegi viimasel juhul on virtuaalne sulgemine vaeva väärt ainult siis, kui juhtkond kavatseb teavet tegelikult õigeaegselt otsuste tegemiseks kasutada; kui see pole nii, võib traditsioonilisem sulgemisprotsess olla parem ja odavam lahendus.
