Rahandus

Paberivaba raamatupidamise kontseptsioonid

Paberivaba raamatupidamine hõlmab tehingute töötlemist, mis on täiesti elektrooniline ja kusjuures äriprotsessides ei ole paberit. Eesmärk on protsesside sujuvamaks muutmine, tehingute veamäärade vähendamine ja dokumentide salvestamise kõrvaldamine. Kuid see on enamikus organisatsioonides pigem mõiste kui reaalsus. Selle asemel kipuvad ettevõtted aja jooksul liikuma paberivaba tegevuse üldises suunas, rakendades olemasolevatesse süsteemidesse mitmeid paberiteta parandusi. Lihtsaim viis seda teha on tellida mõned protsessid kolmandatele isikutele, kes on välja töötanud paberivabad lahendused. Näiteks:

  • Kuluaruanne. Üks populaarsemaid paberivabu võimalusi on lasta töötajal sisse logida veebisaidile, mis on spetsialiseerunud kulude aruannete hüvitamisele. Nad sisestavad vajaduse korral oma kuluaruande teabe, edastavad süsteemi nõudmisel kviitungite elektroonilised versioonid ja neile maksab ACH. Ükski paberimajandus ei jõua ettevõttesse kunagi.

  • Lukukast. Kliendid saavad tšekimakseid saata ettevõtte panga hallatavasse lukukasti. Pank skaneerib tšekid ja postitab selle teabe turvalisele veebisaidile, kuhu ettevõtte kassapidaja makseteabe hankimiseks iga päev juurde pääseb.

  • Palgaarvestus. Töötajad saavad oma töötatud aja sisestada veebiportaali kaudu, mille järel tarnija töötleb palgaarvestust ja väljastab töötajatele ACH-makse.

  • Võlad. Võlgade töötajad saavad sisestada võlgnevused panga kontrollitud veebisaidile, määrata maksetavad esemed ja lasta pangal väljastada ACH makseid.

Samuti on võimalik paberivaba raamatupidamine sisemiste protsessidega, kuigi see on tavaliselt võimalik ainult siis, kui on olemas kogu ettevõtet hõlmav süsteem. Kui jah, siis saab tehinguid algatada ka teistes osakondades ja süsteem teatab raamatupidamistöötajatele automaatselt, et tuleb mingid toimingud ette võtta. Näiteks saadab laevandusosakond kaupu ja tarkvara teavitab arvete sekretäri arve väljastamisest; arveldustöötajale ei saadeta paberkandjal saatmisteadet.

Mingil määral on võimalik tegeleda ka paberivaba raamatupidamisega, skannides dokumendid on-line andmebaasi, mis on seejärel seotud konkreetsete tehingutega raamatupidamissüsteemis. Skaneerimisega võib siiski kaasneda märkimisväärne tööjõud ja originaaldokumendid võidakse alles jätta. Järelikult ei käsitle olemasolevate dokumentide digiteerimine tegelikult paberivaba raamatupidamise põhimõistet, milleks on see, et kõigepealt pole dokumente.