Pearaamat on fail, mis koosneb kontodest, mida kasutatakse organisatsiooni äritehingute registreerimiseks. Pearaamatul on spetsiaalselt määratletud mall, mida kasutatakse arvukate toimikusse, mida võib faili salvestada, korraldamiseks. Mall võib raamatupidamistarkvarapaketi järgi mõnevõrra erineda, kuid sisaldab tavaliselt järgmisi välju:
Konto number. See on konto peamine tähis. Konto numbreid on mitmeid võimalikke konfiguratsioone, näiteks kaks numbrit ettevõtte koodi jaoks, veel kaks numbrit osakonna koodi jaoks igas ettevõttes ja veel kolm numbrit konkreetse vara, kohustuse, omakapitali, tulu või kulu kirje jaoks. osakond.
Kasutaja nimi. See on iga konto nimi. Tavaliselt seadistatakse see eraldi failis ja kuvatakse automaatselt pearaamatusse, kui sisestatakse kontonumber.
Deebet. See on väli, kuhu tehakse kande deebetosa.
Krediit. See on väli, kuhu tehakse kande kreeditosa.
Tehingu number. Tehingu number sisestatakse iga tehingu osana, võib-olla ka identifikaatoriga, mis kirjeldab registreeritava tegevuse tüüpi. Näiteks võib päevikukande tehingu numbrile eelneda "JE", samas kui kassatšeki süsteemi sisestatud sularahakviitungile võib eelneda "CR".
Kokku. Iga konto detaili allosas on summaarne rida, kus on märgitud deebet kokku ja kreedit kokku pearaamatu kuupäeva seisuga. Teistest pearaamatu väljadest paremal võib olla ka arvutatud jooksev kogusumma, mis näitab iga tehingu lõppkonto saldot.
Enamik pearaamatuid võimaldab sisestada ka eelarveteavet. Seda teavet võidakse salvestada eraldi failis ja see kuvatakse finantsaruannetes ainult siis, kui aruannetes kasutatakse eelarvet versus tegelik vorming.
