Teenusepõhist kuluarvestust kasutatakse siis, kui organisatsiooni teeninduskeskus võtab oma teenuseid ettevõtte muudele osadele. Selle tegevusega seotud teenustasu peaks põhinema vähemalt teenuste osutamisega seotud otsestel kuludel. Tasu võib jõuda ka ümardatuma kulu mõisteni, kus teenustasule lisatakse üldkulud ja isegi kasum. Teeninduskeskuste näited, mis võivad kasutada teenuspõhist kuluarvestust, on infotehnoloogia (IT), majahoiuteenused ja rajatiste hooldus.
Teenusepõhise kuluarvestuse abil saavad "kliendi" osakonnad otsustada eelarve hinna alusel saadaolevate teenuste mahu ja kvaliteedi üle. Teise võimalusena võivad nad otsida madalama hinnaga teenuste hankimiseks mujalt. See avaldab hinnasurvet teenindusosakonnale, mis peab nüüd konkureerima väliste teenusepakkujate pakutavate hindadega.
Välises konkurentsis olles hindab teeninduskeskus tõenäolisemalt oma kulustruktuuri ümber. Näiteks võib IT-teeninduskeskus pigem kalduda vanematelt arvutisüsteemidelt üle minema ja riiulivälise tarkvara või pilvepõhise lahenduse poole.
Mõnel juhul võib teeninduskeskuse juht mõista, et on võimatu konkureerida sama teenuse välise pakkujaga, ja nõustub isegi vabatahtlikult osakonna allhankega. Tõenäolisem on see, et juht võrdleb pidevalt sisemisi kulusid väliskuludega, et tagada tema osakonna konkurentsivõime püsimine. Teine võimalik tulemus on see, et teeninduskeskus pakub oma teenuseid väljaspool ettevõtet, kolmandatele isikutele.
Teenusepõhise kuluarvestuse kasutamisel on ettevaatlik see, et väline pakkuja võib oma hindu piisavalt langetada, et sisemine teenindusosakond laiali saata, misjärel pakkuja tõstab oma hindu, kui sisemist konkurentsi enam pole.
See lähenemine loob rohkem tööd raamatupidamisosakonnale, kes peab sisestama raamatupidamissüsteemi kõik osakondade vahel arveldatavad kulud.
