Paljud organisatsioonid koostavad eelarveid, mida nad kasutavad võrdlusmeetodina järgmise aasta tegelike tulemuste hindamisel. Eelarve koostamise protsess peaks olema väga regulaarne ja järgima kindlat ajakava, nii et valminud eelarve oleks järgmise eelarveaasta alguseks kasutamiseks valmis. Eelarve koostamisel peate järgima järgmisi põhisamme:
Eelarve eelduste värskendamine. Vaadake üle ettevõtte eelarve eeldused, mida kasutati viimase eelarve aluseks, ja vajadusel värskendage neid.
Vaadake üle kitsaskohad. Määrake esmase kitsaskoha võimsuse tase, mis takistab ettevõttel edasise müügi loomist, ja määrake, kuidas see mõjutab ettevõtte täiendavat tulude kasvu.
Saadaval rahastamine. Määrake eelarveperioodil kõige tõenäolisem rahastamise summa, mis võib kasvuplaane piirata.
Sammupunktide maksmine. Tehke kindlaks, kas eelseisval eelarveperioodil tekivad tõenäolise äritegevuse vahemikus mingid etapikulud ning määratlege nende kulude suurus ja millistel tegevustasemetel need tekivad.
Loo eelarvepakett. Kopeerige eelarve koostamise põhijuhised eelmisel aastal kasutatud juhendipaketist. Uuendage seda, lisades jooksval aastal tehtud tegelikud kulud aasta-päevast, ning lisage see teave ka kogu jooksva aasta kohta. Lisage paketile kommentaar, milles on toodud sammude maksumuse teave, kitsaskohad ja eelseisva eelarveaasta eeldatavad rahastamispiirangud.
Välja anda eelarvepakett. Välja andke eelarvepakett võimaluse korral isiklikult ja vastake saajate küsimustele. Märkige ka eelarvepaketi esimese projekti tähtaeg.
Hankige tuluprognoos. Hankige müügijuhilt tuluprognoos, kinnitage see koos tegevjuhiga ja seejärel levitage seda teistele osakonnajuhtidele. Nad kasutavad tulude teavet oma eelarve koostamise aluseks.
Hankige osakondade eelarved. Hankige kõigi osakondade eelarved, kontrollige vigu ja võrrelge kitsaskohtade, rahastamise ja sammude maksmise piirangutega. Kohandage eelarveid vastavalt vajadusele.
Hankige kapitali eelarve taotlusi. Kinnitage kõik kapitalieelarve taotlused ja edastage need koos kommentaaride ja soovitustega kõrgemale juhtkonnale.
Uuendage eelarvemudelit. Sisestage kogu eelarveteave põhieelarve mudelisse.
Vaadake eelarve üle. Eelarve ülevaatamiseks kohtuge kõrgema juhtkonnaga. Tõstke esile võimalikud piirangute probleemid ja kõik rahastamisprobleemidest tulenevad piirangud. Pange tähele kõiki haldusmeeskonna kommentaare ja edastage see teave eelarve koostajatele koos taotlustega nende eelarveid muuta.
Töötle eelarve kordusi. Jälgige täitmata eelarve muutmise taotlusi ja värskendage eelarvemudelit nende saabumisel uute kordustega.
Välja eelarve. Looge eelarve seotud versioon ja jagage see kõigile volitatud saajatele.
Eelarve laadimine. Laadige eelarveteave finantstarkvarasse, et saaksite koostada eelarve versus tegelikud aruanded.
Siinkohal märgitud sammude arv võib olla ülemäärane väiksema ettevõtte jaoks, kus protsessis osaleb võib-olla ainult üks inimene. Kui jah, saab sammude arvu oluliselt kokku suruda, kuni esialgse eelarve on võimalik päeva või kahe jooksul koostada.
