Ettemakse tehakse siis, kui müüv ettevõte saab ostjalt makse enne, kui müüja on ostjale kaupa saatnud või teenuseid osutanud. Ettemaks võib toimuda kolmel juhul:
Ostja soovib tellimuse jaoks eelistatud ravi
Müüja keeldub ostjale krediiti andmast
Ostja arvestab kassapõhiselt ja soovib varakult makstes kulu varakult kajastada
Ettemaksete arvestus
Käsitleme ettemaksete arvestust nii ostja kui ka müüja vaatenurgast.
Ostja vaatenurk. Ostja vaatenurgast kirjendatakse ettemaks ettemakstud kulude konto deebetina ja sularahakonto krediidina. Kui ettemakstud kirje lõpuks ära tarbitakse, debiteeritakse vastav kulukonto ja krediteeritakse ettemakstud kulude kontot. Ostjad võivad ettemakstud kulude kontot üle kasutada, mille tulemuseks on suure hulga väikeste ettemakstud üksuste jälgimine. Liiga paljude üksuste jälgimise kulude vältimiseks tuleks ettemaksuarvestust kasutada ainult siis, kui ettemaks ületab teatud miinimumläve summat; kõik muud kulud tuleks kanda kuludesse, isegi kui neid pole veel kulutatud.
Müüja vaatenurk. Müüja vaatepunktist kirjendatakse ettemaks krediidina kohustuste kontole ettemaksude eest ja deebet kassakontole. Kui ettemakstud klienditellimus lõpuks saadetakse, debiteeritakse ettemaksukonto ja krediteeritakse vastav tulukonto. Ettemakseid kipub olema vähe, nii et neid punkte on suhteliselt lihtne jälgida.
Lühidalt öeldes kajastatakse ettemaksu ostja varana ja müüja kohustisena. Need kirjed kajastatakse tavaliselt kummagi poole bilansis vastavalt käibevarana ja lühiajalistena, kuna need lahendatakse tavaliselt ühe aasta jooksul.
Näiteks maksab ettevõte terve aasta kestva Interneti-reklaami eest ette 12 000 dollarit. Esialgu võtab ettevõte kogu summa ettemakstud kulude kontolt ja seejärel tasub sellest iga järgneva kuu jooksul 1000 dollarit reklaamikulude kontole, et kajastada kulude kasutamist. Ettemakstud kulu vara elimineeritakse aasta lõpuks.
Teise näitena saab lumekoristusettevõte kliendilt 10 000 dollari suuruse ettemakse, mis on vastutasuks järgmise nelja kuu jooksul oma parkla kündmise eest. Künniettevõte registreerib kviitungi esialgu kohustusena ja seejärel kannab summa järgmise nelja kuu jooksul tulukontole kiirusega 2500 dollarit kuus.
