Ettevõttes, millel puuduvad täpsed laoarvestused, on vaja perioodiliselt läbi viia täielik loetelu (tuntud kui füüsiline loendus). Tavaliselt tehakse seda kuu, kvartali või aasta lõpus, et see langeks kokku aruandeperioodi lõpuga. Nagu näitab järgmine protseduur, on täpse füüsilise varude loendamise lõpuleviimiseks vaja palju pingutada, nii et ettevõtted kipuvad piirama aastas tehtud loenduste arvu. Protsessi etapid on järgmised:
Tellimuste loendi sildid. Tellige eeldatavasti loendatavate varude koguse jaoks piisav arv kaheosalisi loendussilte. Need sildid peaksid olema järjestikku nummerdatud, et neid saaks loendamisprotsessi osana eraldi jälgida.
Varude eelvaade. Vaadake varud üle mitu päeva enne kavandatud varude loendamist. Kui puuduvad osade numbrid või kui esemed tunduvad olevat raskesti loendatavas seisukorras (näiteks pole kottides või kastis), teavitage sellest laopersonali vajalike paranduste tegemiseks.
Varude loendamine ette. Tutvuge inventuuriga mitu päeva ette ja lugege kõik esemed, mida saab panna suletud anumatesse. Sulgege need anumatesse ja märkige kogus tihenduslindile. See muudab loendamise ülesande tegeliku loendamise ajal palju lihtsamaks. Kui pitser on katki, saab loendustiim teada, et ta peab konteineri sisu uuesti kokku lugema.
Andmete täielik sisestamine. Kui veel on mõni lõpule viidud andmesisestustehing, tehke seda enne varude füüsilise loendamise algust. See hõlmab tehinguid laost väljastamiseks, tagastamiseks lattu ja ülekandeid laos asuvate prügikohtade vahel.
Teavitage väljaspool ladustamiskohti. Kui ettevõttel on väljaspool ladustamisrajatisi või kolmandate isikute asukohti, mis hoiavad ettevõtte varusid saadetises, teavitage neid sellest, et nad peaksid ametliku loendamise kuupäeva seisuga oma varud loendama ja edastama selle teabe laohaldurile.
Külmutage laotegevused. Peatage kõik tarned laost ja eraldage ka kõik äsja saadud kaubad, kus neid ei arvestata. Vastasel juhul on laoarvestus varude loendamise ajal muutuvas olekus ja pole seega täiesti usaldusväärne.
Juhendage loendustiime. Pange kokku kahe inimese meeskonnad, kes loendit loendavad, ja juhendage neid loendamiskohustuste täitmisel. Need kohustused hõlmavad seda, kui üks inimene loendab loendit, samal ajal kui teine isik märgib teabe loendussildile. Üks sildi eksemplar kinnitatakse inventuuri, teine meeskond jätab meeskonnale alles.
Väljaandke silte. Inventuuriametnik väljastab loendamismeeskondadele loendussiltide plokid. Iga meeskond vastutab loendussiltide konkreetse numbrilise vahemiku tagastamise eest, olenemata sellest, kas silte kasutatakse või mitte. Kõigi loendussiltide üle kontrolli säilitamine tagab kadunud siltide kiire uurimise.
Määrake loendusalad. Määrake igale loendustiimile kindel vahemik prügikaste. Pange need asukohad esile lao kaardil esiletõstjaga. Inventuuriametnik peaks pidama üldloendit, millised lao alad on loendatud ja millised meeskonnad on igale alale määratud.
Loendage loend. Iga meeskonna üks inimene loeb prügikasti asukohas konkreetse üksuse ja seejärel märgib teine inimene loendussildile prügikasti asukoha, eseme kirjelduse, osa numbri, koguse ja mõõtühiku. Meeskond kinnitab sildi originaaleksemplari inventariüksusele ja jätab koopia alles.
Kontrollige silte. Pärast loendamisala täitmist naaseb iga loendimeeskond inventuuriametniku juurde, kes kontrollib, kas kõik sildid on tagastatud. Kui loendamiseks on veel laopindu, määrake loendustiimidele uus ala ja väljastage neile vajadusel uued loendussiltide plokid.
Sisestage märgendi teave. Sisestage loendussiltide teave veebiandmete sisestamise vormile. Kui andmesisestus on lõpule jõudnud, printige aruanne, mis näitab kõiki sisestatud sildinumbreid, sorteerituna sildinumbri järgi, ja otsige numbrites lünki. Uurige leitud numeratsioonivahesid. See tagab, et kõik välja antud loendussildid lisati faili.
Uurige ebatavalisi tulemusi. Sorteerige varude aruanne mitmel viisil ebatavalise teabe otsimiseks ja uurige igaühega seotud sildikirjet.
Võib olla kasulik seda protseduuri pärast iga loendamist hinnata, kas protseduuri tuleks muuta kogenud loendamisprobleemide kompenseerimiseks.
