Raamatupidamise kassapõhises arvestuses kajastatakse äritehinguid ainult siis, kui nendega seotud sularaha on kas välja antud või saadud. Seega kajastaksite müüki kassapõhiselt siis, kui organisatsioon saab klientidelt sularaha, mitte siis, kui ta neile arveid väljastab. Sularaha baasi kasutatakse tavaliselt väikeettevõtetes, kuna see nõuab ainult piiratud kogust raamatupidamist. Siiski võib osutuda vajalikuks üle minna tekkepõhisele raamatupidamisarvestusele, võib-olla lasta ettevõtte raamatupidamist auditeerida müügi ettevalmistamiseks, börsile minekuks või laenu saamiseks. Tekkepõhist arvestust kasutatakse tulude ja kulude kirjendamiseks perioodil, mil need teenitakse, olenemata tegelikest rahavoogudest. Sularaha arvestusest tekkepõhiseks arvestuseks teisendamiseks toimige järgmiselt.
Lisage viitlaekumised. Lisage tagasi kõik kulud, mille eest ettevõte on hüvitist saanud, kuid pole veel tarnijale ega töötajale tasunud. See tähendab, et peaksite koguma praktiliselt igat liiki kulutusi, näiteks teenitud, kuid maksmata palgad, otsesed saadud materjalid, kuid maksmata, saadud kontoritarbed, kuid maksmata jne.
Lahutage sularahamaksed. Lahutage sularahakulutused kulude jaoks, mis oleks pidanud kajastama eelmisel aruandeperioodil. See tähendab ka algse jaotamata kasumi saldo vähendamist, seeläbi nende kulude kaasamist varasemasse perioodi.
Lisage ettemakstud kulud. Mõned sularahamaksed võivad olla seotud vara, mida pole veel kasutatud, näiteks üürihoiused. Vaadake üle aruandeperioodi jooksul tehtud kulutused, kas on ette makstud kulusid, ja teisaldage nende kirjete kasutamata osa varakontole. Kui otsustate sama teha ka eelmistel perioodidel tehtud kulutuste puhul, korrigeerige algse jaotamata kasumi saldot, et eemaldada kulud, mis nüüd viiakse ettemakstud kulude varade kontole.
Lisage saadaolevad arved. Arvestage debitoorseid võlgnevusi ja müüki kõigi klientidele väljastatud arvete kohta, mille eest pole veel nende käest sularaha saadud.
Lahutage kassatšekid. Mõni eelmise perioodi müük võib olla kajastatud jooksval arvestusperioodil selle perioodi sularaha saamise põhjal. Sellisel juhul tühistage müügitehing ja kirjendage see eelmise perioodi müügi- ja arvete vastu. See nõuab algse jaotamata kasumi konto korrigeerimist.
Lahutage klientide ettemaksed. Võimalik, et kliendid on oma tellimuste eest maksnud ette, mis oleks kajastatud müügina raamatupidamise kassapõhiselt. Kirjutage need lühiajaliste kohustustena seni, kuni ettevõte on seotud kaupu saatnud või osutanud osutatud teenuseid.
Kassapõhise arvestuse tekkepõhiseks arvestuseks muutmine võib olla keeruline, sest ükski kassapõhiseks seadistatud raamatupidamistarkvara ei ole loodud tekkepõhise raamatupidamise käsitlemiseks. See tähendab, et kõik teisenduse korrigeerimised tuleb teha käsitsi koos päevikukirjadega. Konversiooni haldamine eraldi arvutustabelis võib olla lihtsam ja seda ei tohi kunagi ametlikesse raamatupidamisdokumentidesse lisada.
On täiesti võimalik, et kassapõhiselt tekkepõhisele arvestusele ümberarvestamisel jäävad mõned tehingud vahele. Kahjuks on ainus viis täielikus ja täpses ümberarvestuses kindel olla kõigi raamatupidamistehingute uurimine nii ümberarvestatava aasta jooksul kui ka eelmise aasta viimases kvartalis. Seega on ümberkorraldamine töömahukas ja kulukas.
Lisaks on kassapõhiselt tekkepõhiseks ümberarvestamiseks vaja väga täielikku raamatupidamisdokumentide komplekti. Kuna juba kassapõhiselt tegutsev ettevõte on tõenäoliselt väike ja täiskohaga raamatupidaja või kontrolleri rahastamine on väiksem, on täiesti võimalik, et raamatupidamisdokumentides on piisavalt ebakorrapäraseid olukordi, et konverteerimist ei saa teha usaldusväärsel viisil.
