Kaubaartikkel on kaup, mille turustaja, hulgimüüja või jaemüüja on hankinud tarnijatelt eesmärgiga müüa kaup kolmandatele isikutele. See võib olla teatud tüüpi ettevõtete bilansis kõige suurem vara. Kui neid kaupu müüakse aruandeperioodil, arvestatakse nende maksumus müüdud kaupade maksumusele ja see kajastub kasumiaruandes kuluna perioodil, mil müük toimus. Kui neid kaupu aruandeperioodi jooksul ei müüda, kajastatakse nende maksumus käibevarana ja see kajastub bilansis kuni nende müümiseni.
Kui kaubavarude turuväärtus langeb alla selle kirjendatud maksumuse, peate vähendama registreeritud kulu selle turuväärtuseni ja maksma vahe kulule madalama hinna või turureegli alusel.
Kaupade loetelu võib asuda kolmes piirkonnas: tarnijatelt transiidil (FOB-i veopunkti tingimustel), ettevõtte ladustamiskohtades või saadetisena kolmandatele isikutele kuuluvates kohtades. Kuu lõpu seisuga kirjendamiseks mõeldud varude kogumaksumuse koostamisel ettevõtte raamatupidamisdokumentidesse peate kaasama kogu kauba kõigisse nendesse kolme asukohta. Seda on kõige lihtsam teha püsiva varude süsteemiga, mis hoiab kõigi ühikute koguste ajakohast saldot. Vähem usaldusväärne meetod on perioodilise inventeerimise süsteem, mille kohaselt on käepärast olevate koguste kontrollimiseks vaja perioodi lõpu füüsilist loendust.
