Kulutus on vara väärtuse vähenemine, kuna seda kasutatakse tulu saamiseks. Kui alusvara kavatsetakse kasutada pika aja jooksul, toimub kulu amortisatsiooni vormis ja see võetakse arvestatavalt vara kasuliku eluea jooksul. Kui kulu on seotud kohe tarbitud esemega, näiteks palgaga, kantakse see tavaliselt kuludesse tekkimise hetkel. Ühised kulud on:
Müüdud kaupade maksumus
Üüri kulu
Palgakulu
Kommunaalkulud
Kui kulu on väike summa, mida ei pruugita pikka aega tarbida, arvestatakse see tavaliselt kulutusele korraga, et välistada raamatupidamistöötajate aeg, mis muidu oleks vajalik selle jälgimiseks varana.
Kassapõhise arvestuse all kajastatakse kulu tavaliselt alles siis, kui tarnijale või töötajale on tehtud sularahamakse. Tekkepõhise raamatupidamisarvestuse kohaselt kirjendatakse kulu vastavalt ülaltoodule, kui vara väärtus on vähenenud, olenemata sellega seotud raha väljavoolust.
Vara ostu võib kajastada kuluna, kui makstud summa on väiksem kui ettevõtte kasutatud kapitalisatsioonilimiit. Kui makstud summa oleks olnud suurem kui kapitaliseerimise piirmäär, oleks see selle asemel kajastatud varana ja arvestatud kuluks hiljem, kui vara ära kulutati.
Kulude arvestus hõlmab tavaliselt ühte järgmistest tehingutest:
Debiteerimine arvelt, krediit sularahale. Kajastab sularahamakse.
Debiteerimine arvelt, krediit võlgadele. Kajastatud krediidi abil tehtud ostu kajastamine.
Debiteerimine arvelt, krediit varakontole. Peegeldab vara arvelt maksmist, näiteks põhivara amortisatsioonikulu.
Arveldus deebet kulude arvelt, krediit muude kohustuste arvelt. Kajastab makseid, mis ei hõlma võlgnetavaid võlgnevusi, näiteks laenu intressimakse või kogunenud kulu.
Vastavuspõhimõtte kohaselt kajastatakse kulud tavaliselt samal perioodil, mil kajastatakse seotud tulusid. Näiteks kui kaupu müüakse jaanuaris, siis tuleks jaanuaris kajastada nii müügitehinguga seotud müüdud kaupade tulud kui ka maksumus.
Kulutus ei ole sama mis kulutus. Kulutus on makse või kohustuse tekkimine, kulu aga vara tarbimist. Seega võiks ettevõte teha põhivara jaoks 10 000 dollari suuruse sularaha väljamineku, kuid 10 000 dollari suurune vara arvestatakse kulutustele ainult selle kasuliku eluea jooksul. Seega kulutused tekivad tavaliselt alguses, samas kui kulude kajastamine võib jaotuda pikemaks ajaks.
Kulude haldamine on kulude ülevaatamise mõiste, et teha kindlaks, milliseid kulusid saab ohutult vähendada või kõrvaldada, avaldamata kahjulikku mõju tuludele või tulevaste toodete või teenuste arendamisele. Eelarved ja ajalooliste suundumuste analüüs on kulude haldamise vahendid.
