Kulutsükkel on tegevuste kogum, mis on seotud kaupade ja teenuste soetamise ja maksmisega. Need tegevused hõlmavad ostetava kindlaksmääramist, ostutegevust, kauba kättesaamist ja makset tarnijatele. Suur osa kulutuste tsükli sisendist tuleb müügitsüklist, kus ostunõuded on tingitud kliendi tellimuste mahust ja tüübist.
Kulutsükkel koosneb mitmest erinevast komponendist, sealhulgas kaupade ja teenuste hankimine, tarnijate valik, kaupade ja teenuste tellimine, nende kättesaamine ja nende eest tasumine. Kogu kulutsükkel sisaldab järgmisi tegevusi:
Tehke kindlaks, milliseid kaupu ja teenuseid tuleb tellida. Enamik tellitavaid kaupu on vajalikud tootmisprotsessi jaoks. Selleks arvutab süsteem välja komponendid, mis peavad plaanipärase tootmise jaoks käepärast olema, ja lahutab omal käel olevad ja jaotamata toormaterjalid, et jõuda omandatud kogusteni. Teise võimalusena, kui müügi- või haldusfunktsioonide jaoks on vaja kaupu või teenuseid, täidab kasutaja nõudevormi, milles täpsustatakse tema nõuded, ja edastab selle ostuosakonnale.
Kui kaupu ostetakse pidevaks tootmiseks, esitab süsteem ostjatele personali esialgse ostutellimuse, kasutades eelistatavat tarnijat, mis on iga ostetava kauba kohta varude põhitoimikus märgitud. Ostutöötajad vaatavad need tellimused üle ja kiidab need heaks, mis seejärel saadetakse otse elektrooniliselt tarnijatele või trükitakse ja saadetakse neile postiga.
Kui soovitakse mittestandardseid kaupu ja teenuseid, uurib ostupersonal võimalikke tarnijaid, valib välja parimad ja väljastab neile ostutellimuse.
Kaupade kättesaamisel pääseb vastuvõttev osakond süsteemi avatud ostutellimustele ja sisestab saadud kogused.
Kui tarnija arved on laekunud, logivad need võlgade tasumisega töötajate poolt süsteemi sisse. Seejärel võrdleb süsteem neid arveid ostutellimuste kinnitamise ja teabe vastuvõtmisega, et teha kindlaks, kas arveid on võimalik tasuda. Selles etapis võib olla märkimisväärne hulk käsitsi lepitamist. Tulemuseks on arvete kogum, mis on kinnitatud maksmiseks.
Süsteem ajastab tarnijatele maksed igaühega eelnevalt kindlaksmääratud maksetingimuste alusel. Planeeritud maksekuupäeva saabudes töötleb süsteem maksepartiid, mis tehakse kas elektrooniliste rahaülekannete või tšekkidena.
