Ettevõtte investeering varudesse on tavaliselt suur ja see võib koosneda paljudest kaupadest, mida saab hõlpsasti varastada ja edasi müüa. Kui inventuur sisaldab peamiselt toorainet, on selle jälgimine hädavajalik, et tagada, et seda kasutavates tootmisprotsessides ei jääks materjalidest puudu. See tähendab, et peate juurutama hulga juhtnuppe, kas varguste vältimiseks või selleks, et tootmistoimingutel ei jätkuks sisendeid. Allpool kirjeldame mitmeid peamisi juhtelemente, mida teie varude investeeringute puhul arvestada. Teie inventari peamised sisekontrollid on:
Aida ja lukustada ladu. Kõige olulisem varude kontroll on lihtsalt lao lukustamine. See tähendab, et ehitate inventari ümber aia, lukustate värava ja lubate lattu ainult volitatud töötajaid.
Korraldage inventuur. Inventari korraldamine laos ei pruugi tunduda kontrollina, kuid kui te seda ei leia, ei saa te seda kontrollida. Seega on varude sisekontrolli põhialus kõigi asukohtade nummerdamine, iga varude üksuse tuvastamine ja nende jälgimine asukoha järgi.
Loendage kõik sissetulevad varud. Ärge võtke lihtsalt tarnija sõna, et tarnele märgitud kogus on õige. Loendage loend enne saabumisena registreerimist. See hoiab vead inventuuri arvestusse lisamata.
Kontrollige sissetulevaid varusid. Veenduge, et kõik sissetulevad varud on õiget tüüpi ja pole kahjustatud. Kõik esemed, mille läbivaatamine ebaõnnestub, tuleks kohe tagastada ja võlgnevad töötajad teatasid, et tagastatud esemete eest ei tohiks maksta.
Märgista kõik varud. Iga laos olev jääk tuleks identifitseerida sildiga, millele on märgitud osa number, kirjeldus, mõõtühik ja kogus. Vastasel juhul tuleb varude üksused kindlasti valesti tuvastada.
Eraldage kliendi omandis olevad varud. Kui kohapeal on klientide käsutuses olev inventuur, loevad laotöötajad selle tõenäoliselt nii, nagu oleks see ettevõtte omanik, seega pidage paika protseduur nende esemete saabumisel kliendi omandis olevate toodete märgistamiseks ja eraldage need lao eraldi osa.
Standardige arvestuse pidamist varude korjamiseks. Kui laos olevast riiulist kaup korjatakse kas tootmispiirkonnas kasutamiseks või klientidele müümiseks, siis järgige kirkade registreerimise standardprotseduuri kohe pärast laost lahkumist (mis on lihtsam, kui on olemas laotara ja inventuur võib läbida ainult ühe kontrollitava värava).
Allkirjastage kogu laost eemaldatud inventar. Kui varude esemeid eemaldatakse laost põhjustel, mis ei ole tavapärased korjamisprotsessid, laske isikul, kes eemaldamise kohta varude eemaldamise märgi esitab, registreerida, kes vastutab.
Auditeerige materjalide arve. Materjalide arve on osa toote valmistamiseks kasutatud osadest. Materjaliarvet kasutatakse laost esemete korjamiseks, nii et kui arve on vale, tõmbavad korjajad laost valed summad. See nõuab iga arve perioodilist auditeerimist ja ainult parooliga ligipääsu arvutisüsteemi materjalide arvestusele.
Jälgige täiendavaid taotlusi ja tagastusi. Kui tootmistöötajad küsivad detailide täiendavat väljaandmist või tagastavad üleliigsed summad lattu, siis on korjamisarvestuses (võib-olla ka materjalide arvel, nagu äsja märgitud) viga.
Viia perioodiliselt läbi aegunud varude ülevaatus. Ladu võib lõpuks lämbuda vananenud varudest, mida ei saa kasutada, mis nõuab suuri ladustamiskulusid ja häirib ka tootmiseks vajalikke komponente. Moodustage materjalide ülevaatustahvel, mis kammib perioodiliselt läbi laoarvestuse, et teha kindlaks, millised esemed tuleks maha müüa või muul viisil kõrvaldada.
Käitumine tsükli loendamine. Paluge laotöötajatel väikest ja sageli inventuuri väikest arvu sagedaseid loendusi läbi viia ning avastatud vead uurida ja parandada. See parandab varude arvestuse täpsust järk-järgult.
Uurige negatiivse saldo varude arvestust. Kui raamatupidamisdokumentidest selgub, et käsil on negatiivne laovaru, siis on ilmselgelt negatiivne saldo põhjustanud tehinguviga. See on üksikasjaliku uurimise peamine eesmärk.
Vanarauatehingute registreerimine. Ärge visake vanametalli lihtsalt selle tekkimisel. Kui te seda teete, arvab raamatupidamissüsteem ikkagi, et lammutatud ese on laos ja seega ülehinnatud varude summa. Selle asemel looge prügi regulaarseks jälgimiseks protseduur.
Vaatamata nendele kontrollidele võib varude kirjete täpsusega siiski tekkida mitmeid probleeme, nii et olge valmis lisama rohkem juhtelemente, kui probleemid püsivad.
