Proovisaldo on iga konto deebet- või krediidisumma loendi kokkuvõtte tase. Tavaliselt kasutate esialgset või korrigeerimata proovisaldot kahel põhjusel:
Tagamaks, et kõigi deebetite summa võrdub kõigi krediitide koguarvuga, tagades seeläbi kõigi aluseks olevate tehingute tasakaalu.
Kasutatakse lähtepunktina kirjete kohandamisel, mis viivad katsebilansis sisalduva teabe raamatupidamisraamistikule, näiteks üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtetele või rahvusvahelistele finantsaruandluse standarditele.
See korrigeerimata proovisaldo võib sisaldada mitmeid vigu, millest vaid mõnda on proovibilansi aruande vormis hõlpsasti märgata. Siin on levinumad vead koos soovitustega nende leidmiseks:
Kaks korda tehtud kanded. Kui sisestus tehakse kaks korda, on proovisaldo endiselt tasakaalus, nii et see pole hea dokument selle leidmiseks. Selle asemel peate käimasoleva tehingu puhul ootama, kuni probleem ise lahendatakse. Näiteks lükkab klient kliendile duplikaadi arve tagasi, samas kui tarnija duplikaadi arve (loodetavasti) leitakse arve kinnitamise käigus.
Kandeid pole üldse tehtud. Proovibilansi kohta on võimatu leida, kuna seda pole (!). Parim on säilitada standardsete kirjete kontroll-loend ja kontrollida, kas kõik need on tehtud.
Kanded valele kontole. See võib ilmneda proovisaldo kiire pilguga, sest kontol, millel varem polnud üldse saldot, on see. Vastasel juhul on parandamise parim vorm ennetav - kasutage kõigi korduvate kirjete jaoks tavalisi päevikukirjemalle.
Vastupidised kirjed. Deebetkande võib ekslikult kirjendada krediidina ja vastupidi. See probleem võib proovisaldol olla nähtav, eriti kui kirje on piisavalt suur, et muuta lõppbilansi märk tavalise märgi tagurpidi.
Ülekantud numbrid. Numbris olevad numbrid võivad olla vahetatud. Seda on lihtne leida, kuna aluseks olev kirje on tasakaalustamata ja seda ei oleks pidanud raamatupidamistarkvara aktsepteerima. Kui kasutatakse käsitsi süsteemi, tuleb päevikukirjete kogusummasid võrrelda proovibilansi kogusummadega. See probleem on seotud järgmisega.
Tasakaalustamata kirjed. See on loetletud viimasena, kuna see on võimatu arvutipõhises keskkonnas, kus kirjed peavad olema tasakaalus või süsteem neid ei aktsepteeri. Kui kasutate käsitsi süsteemi, ilmneb probleem proovisaldo veergude kogusummast. Täpse kande leidmine on aga oluliselt keerulisem ning see nõuab iga kande või vähemalt kõigi pearaamatusse veeruvate tütarettevõtete pearaamatute kogusummade üksikasjalikku ülevaatamist.
Alati, kui viga parandate, kasutage kindlasti selgelt märgistatud ajakirja kirjet koos tõendavate dokumentidega, et keegi teine saaks teie tööd hiljem jälgida.
