Kulude kajastamise põhimõte ütleb, et kulud tuleks kajastada samal perioodil kui tulud, millega need on seotud. Kui see nii ei oleks, kajastataks kulud tõenäoliselt tehtuna, mis võivad eelneda või järgneda perioodile, mil seotud tulude summa kajastatakse.
Näiteks maksab ettevõte kaupade eest 100 000 dollarit, mille ta müüb järgmisel kuul 150 000 dollariga. Kulude kajastamise põhimõtte kohaselt ei tohiks 100 000 dollari suurust kulu kajastada kuluna alles järgmisel kuul, kui kajastatakse ka sellega seotud tulu. Vastasel juhul hinnatakse kulud jooksval kuul 100 000 dollariga üle ja järgmisel kuul 100 000 dollariga.
See põhimõte mõjutab ka tulumaksude ajastamist. Näites makstakse tulumaksud jooksval kuul alamakstud, kuna kulud on liiga suured, ja järgmisel kuul, kui kulud on liiga madalad, enam makstud.
Mõningaid kulutusi on keeruline tuludega korreleerida, näiteks administratiivpalgad, üür ja kommunaalkulud. Need kulud on määratletud perioodi kuludena ja kajastatakse kuluna perioodil, millega need on seotud. See tähendab tavaliselt, et need võetakse kulude katteks tekkimise hetkel.
Kulude kajastamise põhimõte on tekkepõhise raamatupidamise põhielement, mille kohaselt tulud kajastatakse teenituna ja kulud tarbituna. Kui ettevõte peaks tarnijatele makstes kulutusi hoopis kajastama, nimetatakse seda raamatupidamise kassapõhiseks aluseks.
Kui ettevõte soovib oma finantsaruannete auditeerimist, peab ta äritehingute kajastamisel kasutama kulude kajastamise põhimõtet. Vastasel juhul keelduvad audiitorid finantsaruannete kohta arvamuse avaldamisest.
