Võlgade arvestus hõlmab kohustuste kirjendamist ja tasumist. See on peamine funktsionaalne ala, mille kaudu ettevõte kirjendab kulutusi ja maksab teistele osapooltele. Võlgade tasumise peamised ülesanded on järgmised:
- Arve kontrollimine. Võlgade arvestamise esimene samm on tagada, et kõik tarnijatelt saabuvad arved on kehtivad. Selleks on kaks võimalust. Üks võimalus on lasta iga arve kinnitada volitatud töötajal. Teine võimalus on võrrelda iga arve teavet volitavate ostutellimuste ja dokumentide vastuvõtmisega, mida nimetatakse kolmepoolseks sobitamiseks. Kuna mõlemad võimalused on töömahukad, on tavaks mitte kontrollida arveid, mille kogusumma on väike.
- Arve salvestamine. Kui arve on kinnitatud, sisestab raamatupidaja võlgnetava summa võlgade arvetarkvarasse. Sisestatud teave sisaldab tarnija nime, arve kuupäeva ja arve summat. Raamatupidamistarkvara genereeritud seotud raamatupidamiskirje on alati krediit arvelduskontole. Tasaarvestatav deebet võib olla kas kulu- või varakontol.
- Arve tasumine. Kui tasumisele kuulub arve, seab raamatupidaja selle tasumiseks raamatupidamistarkvara kaudu. See tähendab tavaliselt, et korraldatakse ja vaadatakse läbi esialgne kontrollregister, tagamaks, et kõik maksmiseks kavandatud esemed oleksid tegelikult tasutud. Kui jah, kontrollige, kas printerisse on laos varu ja prinditakse tšekid. Igale tšekile lisatakse toetav teave ja edastatakse seejärel tšeki allkirjastajale, kes vaatab iga infopaketi üle vigade eest ja kirjutab tšekkidele alla. Alternatiiv on elektrooniliste maksete saatmine otse tarnijate pangakontodele. Pärast maksmist on kogu makseteave kokku ühendatud ja esitatud tarnija nime järgi.
Võlgade arvestusega kaasnevad mitmed täiendavad ülesanded, sealhulgas järgmised:
- Korrigeerige võlgnevuste arvelduskontot perioodiliselt, tagamaks, et konto saldo kattuks tarnijatele võlgnetavate tegelike summadega.
- Kui kogumaksed neile ületavad künnisumma, saatke tarnijatele pärast kalendriaasta lõppu 1099 vormi.
- Võtke ühendust tarnijatega, et veenduda, et nad on kõik neile saadetud tšekid tasunud; vastasel juhul võidakse tagastamata tšekisummad nõuda riigivalitsusele kui vara, mida ei nõuta.
