Kulukonto mõistel on kaks erinevat tähendust. Üks hõlmab reisi- ja meelelahutuskulusid ning teine on üldisem mõiste, mis määrab kontotüübi. Mõlemad määratlused on toodud allpool.
T&E kulukonto
Kulukonto tähendab töötajale makstud rahalisi vahendeid, mida kasutatakse seejärel reisi- ja meelelahutuskuludeks. Kulukonto vahendeid võidakse maksta ette enne seda, kui need tegelikult ettevõtte äritegevusele kulutatakse, sel juhul nimetatakse rahalisi vahendeid ettemakseks. Teise võimalusena võib rahalisi vahendeid maksta vastusena töötaja esitatud kuluaruande esitamisele ja sel juhul nimetatakse rahalisi vahendeid hüvitisteks. Avanss kirjendatakse algselt käibevarana, samas kui tagasimakse kirjendatakse kohe kuluna tekkimise ajal. Kui töötaja esitab tõendeid ettemakse kasutamise kohta, kajastatakse käibevara kuluna.
Kulukontoga seotud sularahamaksete summa kipub olema kõige suurem, kui see on seotud töötajaga, kes tegutseb ettevõtte sisetegevusest sõltumatult, millest parim näide on müüja. Need isikud vajavad reisimiseks piisavalt raha, kui see on tavapärane teistele töötajatele.
Kulukonto mõistet saab kuritarvitada kas kulutades rohkem vahendeid, kui mõistlik inimene vajaks, või saades ettemakseid ja ärikasutuses sularaha kasutamata. Seetõttu kehtestavad paljud ettevõtted kulukontode kasutamise osas range kontrolli, sealhulgas kuludeklaratsioonide, reisipoliitikate, tehtud maksete auditeerimise ja ettemaksete varade konto jooksva ülevaatuse üle.
Kulukonto tüüp
Suurem osa pearaamatus kasutatavatest kontodest on kulukontod. See on ajutise konto liik, kuhu salvestatakse kõik majandusüksuse poolt aruandeperioodi jooksul tehtud kulutused. Seega võivad olla pangakulude, müüdud kaupade maksumuse, kommunaalteenuste jms kuludarved. Neid kontosid peetakse ajutisteks, kuna need nullitakse eelarveaasta lõpus, et teha ruumi järgmise eelarveaasta uute kulude kirjendamiseks.
