Lihtsaim viis vananenud varude tuvastamiseks ilma arvutisüsteemita on pärast iga-aastase füüsilise loendamise lõppu jätta varude füüsilise loenduse märgendid kõikidele varude üksustele. Järgmisel aastal kasutatud esemetele kleebitud sildid visatakse kasutamise ajal minema, alles jäävad vanimad kasutamata üksused, mis on aasta lõpuks veel märgistatud. Seejärel saate laos ringi vaadata, et näha, kas neile tuleks luua vananemisreserv. Sildid võivad aga varude esemetelt maha kukkuda või need ära rebida, eriti kui läheduses asuvates prügikastides on palju liiklust. Ehkki täiendav teipimine vähendab seda probleemi, on tõenäoline, et aja jooksul toimub märgendi kadu.
Isegi algeline arvutipõhine varude jälgimissüsteem fikseerib tõenäoliselt viimase kuupäeva, millal konkreetne osa number laost toodangu või müügi jaoks eemaldati. Kui jah, siis on selle teabe väljavõtmiseks ja sorteerimiseks aruandekirjutaja kasutamine lihtne, mille tulemuseks on aruanne, milles on loetletud kõik varud, alustades vanima „viimati kasutatud” kuupäevaga toodetest. Sorteerides esmalt kõige vanema viimase kasutamiskuupäevaga aruande, saate hõlpsalt jõuda üksuste loendini, mis vajavad võimalikku vananemist täiendavat uurimist. See lähenemisviis ei anna siiski piisavalt tõendeid selle kohta, et eset ei kasutata enam kunagi, kuna see võib olla eseme oluline osa, mida pole mõnda aega plaanitud tootma, või teenuseosa, mille nõudlus on madal.
Aruande „Viimati kasutatud” täiustatud versioonis võrreldakse kogu varude väljavõtmist olemasoleva summaga, mis iseenesest võib olla vananemisülevaate läbiviimiseks piisav teave. Samuti loetletakse planeeritud kasutus, mis nõuab teavet materjalide nõuete planeerimissüsteemist ja mis teavitab teid kõigist eelseisvatest kasutamisnõuetest. Samuti on loetletud iga üksuse pikendatud kulud, et anda aruande kasutajatele mingi ettekujutus mahakandmisest, mis võib tekkida, kui üksus tunnistatakse vananenuks.
Kui arvutisüsteem sisaldab arve materjale, on suur tõenäosus, et see loob ka aruande „kus kasutatakse”, kus on loetletud kõik materjaliarved, mille jaoks inventariüksust kasutatakse. Kui üksuse aruandes pole loendit „kus kasutatakse”, pole tõenäoline, et osa oleks enam vaja. See aruanne on kõige tõhusam, kui arvete materjalid arvutisüsteemist eemaldatakse või deaktiveeritakse kohe, kui tooted turult kõrvaldatakse; see näitab selgemini neid varude punkte, mida enam ei vajata.
Täiendav lähenemisviis, et teha kindlaks, kas osa on vananenud, on tehniliste muudatuste tellimuste ülevaatamine. Nendes dokumentides on näidatud nende osade asendamine teistega ja ka siis, kui üleminek on kavandatud toimuma. Seejärel saate otsida varude andmebaasist, kui palju asendatavaid osi on veel laos, mille saab seejärel kokku liita, andes veel ühe variatsiooni vananenud varude kogusest.
Viimane teabeallikas on eelmise perioodi aegunud varude aruanne. Raamatupidamistöötajad peaksid nende kirjete üle arvestust pidama ja teatama juhtkonnale nendest, mille käsutamistegevus puudub.
Kõigi nende ülevaatussüsteemide toimimiseks on vaja koostada põhimõtted ja protseduurid ning käimasolevad kavandatud ülevaatuse kuupäevad. Seda tehes on suur tõenäosus, et vananemisest tulenevad ülevaated muutuvad ettevõtte tavapäraseks osaks. Eriti kaaluge juhatuse volitatud poliitikat vähemalt kord kvartalis toimuvate vananemisülevaadete läbiviimiseks, mis annab juhtkonnale võimaluse leida esemed enne nende vananemist mõistliku hinnaga liiga vanaks. Juhatuse teises poliitikas tuleks sätestada, et juhtkond otsib aktiivselt töötlemata tooteid või valmistooteid, mille kvaliteet on vastuvõetamatu. Nii toimides hoitakse kaupu ladus ladustamast.
Seotud kursused
Varude arvestus
Kuidas varusid auditeerida
Varude haldamine
