Ostmine on kaupade ja teenuste organiseeritud omandamine ostva üksuse nimel. Ostutegevusi on vaja, et tagada vajalike esemete õigeaegne ja mõistliku hinnaga hankimine. Ostuosakond on eriti vajalik tootmisettevõttes, kus tuleb korduvalt hankida suures koguses toorainet ja komponente. Ostuosakonna peamised eesmärgid on järgmised:
Tarnijate leidmiseks, kes suudavad kaupu ja teenuseid pakkuda vastavalt ostja nõuetele.
Ostjate kvaliteedi spetsifikatsioonidele vastavate esemete ostmiseks.
Luua ostja ruumidesse tarnete voog, mis minimeerib tooraine inventuuri investeeringud, tagades samal ajal kaupade vajaduse korral kättesaadavuse.
Varudesse investeeritud sularaha summa minimeerimiseks.
Ühised ostutegevused on järgmised:
Võta vastu ja kontrollige kogu ettevõtte ostunõudeid.
Otsige kvalifitseeritud tarnijaid, kes vastavad ostja vajadustele.
Valmistage ette ja väljastage kvalifitseeritud tarnijatele pakkumisdokumentide (RFP) dokumendid.
Hinnake tarnija vastuseid RFP-dele, valige võitja ja pidage lepingu üle läbirääkimisi.
Andke ostutellimusi tarnijatele, kes lubavad oste teha. Üldostutellimuse võib väljastada juhul, kui ostukokkuleppe raames on kavandatud mitu tarnet.
Hallata pikema kestusega lepinguid.
Vaadake avatud ostutellimused üle, kas mõni peaks olema suletud.
On tendents, et ostufunktsioon jääb paberitesse kinni, mis on seotud pakkumismenetluste liigse kasutamisega ja ostutellimuste väljastamisega. Funktsiooni saab lihtsustada, asendades enamiku ostude puhul pakkumise ainsa allikakorraldusega. Samuti tehakse nüüd madalama hinnaga ostusid hankekaartidega, vältides seeläbi ostutellimuste kasutamist.
Ostuosakond võib hallata eraldiseisvat ostutarkvarapaketti, kuigi süsteem on tõhusam, kui see on integreeritud vastuvõtu- ja võlgnevuste funktsioonide tarkvarasse.
Sarnased tingimused
Ostmist nimetatakse ka hankeks.
