Raamatupidamissüsteemide disain
Raamatupidamissüsteem on sisuliselt äritehingute kohta käiva teabe andmebaas. Andmebaasi esmane kasutusala on teabeallikas, seetõttu tuleb raamatupidamissüsteem kujundada viisil, mis on vajaliku teabe edastamisel tasuv. Peamised tegurid raamatupidamissüsteemi väljatöötamisel on järgmised:
Ühe- või topeltkirje. Väga väikeettevõte tegutseb lihtsalt kassatšekkide ja maksete tšekiraamatusse kandmisega. Seda tuntakse ühekordse sisestamise süsteemina ja see on piisav ainult siis, kui ettevõtte omanikul pole huvi õppida ettevõtte valduses olevate varade ja kohustuste kohta. Ühekordse sisestamise süsteem on äärmiselt lihtsustatud, kuid võib olla piisav. Kahekordse kirjendamise süsteem on loodud mitte ainult müügi ja kulude, vaid ka varade, kohustuste ja omakapitali kirjendamiseks ning annab seega tunduvalt rohkem teavet. Topeltkirjesüsteem nõuab tehingute registreerimisel rohkem oskusi ja seda kasutavad kõik suuremad organisatsioonid.
Sularaha või tekkepõhine arvestus. Raamatupidamise kassapõhine arvestus kajastab tehinguid ainult siis, kui raha laekub või kulutatakse, tekkepõhiselt arvestatakse tehingud siis, kui neid tuleks kajastada, olenemata sularaha muutustest. Tekkepõhine alus on vajalik, et see vastaks mis tahes raamatupidamisraamistikule, näiteks üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtetele või rahvusvahelistele finantsaruandluse standarditele. Kui eeldate, et vajate tulevikus auditeeritud finantsaruandeid, kasutage tekkepõhist raamatupidamist.
Konto koodi struktuur. Kontokoodi struktuur on numbriline või tähtnumbriline tähis, mis antakse igale kontole, kuhu teave on salvestatud. Pikk kontokood, näiteks seitsme või enama numbriga, võimaldab palju konkreetset arvestust pidada. Kuid selle säilitamiseks on vaja ka rohkem tööd ning on suurem oht, et teave on valedele kontodele valesti kodeeritud. Seega on kõige parem hoida konto koodistruktuuri keerukus (st pikkus) minimaalsena. Väiksemad organisatsioonid võivad leida, et teabe salvestamiseks piisab vaid kolmekohalisest kontokoodi struktuurist, samas kui suuremad, mitme osakonnaga üksused võivad vajada tunduvalt keerukamaid koodistruktuure.
Kasutatud kontod. Peate otsustama, millised kontod luua. Minimaalselt (kahekordse kirjendamise tekkepõhise süsteemi puhul) vajate sularaha, debitoorse võlgnevuse, varude, põhivara, võlgnevuste, viitlaekumiste, omakapitali, tulude, müüdud kaupade maksumuse ja halduskulude raamatupidamist. Kuid ka väiksem ettevõte vajab oma tegevuste piisava jälgimise jaoks mitu korda seda kontode arvu. Eelkõige on kulude täpsemaks uurimiseks tõenäoliselt vaja pidada mitmeid erinevaid kulukontosid.
Jaotatud esindus. Suurem ettevõte võib vastu võtta standardse raamatupidamiskomplekti ja korrata neid iga oma tütarettevõtte kohta. See võib olla vajalik ka üksikute tootesarjade või rajatiste puhul. Selline peeneteraline detail on eriti levinud siis, kui ettevõte haldab tegevuspõhist kuluarvestussüsteemi.
Aruanded. Raamatupidamissüsteemi salvestatud teave tuleb koondada aruannete süsteemi, mida kasutatakse kas ettevõtte finantstulemuste ja -seisundi esitamiseks või konkreetsemate finantstulemuste aruannete esitamiseks. Paljud neist aruannetest on pakendatud raamatupidamistarkvarapakettidega, ehkki ettevõttel võivad olla erivajadused, mis nõuavad kohandatud kujundatud aruandeid.
Protseduurid. Raamatupidamissüsteem ei tööta enne, kui on kehtestatud protseduuride kogum, mis näitab kasutajatele süsteemi toimimist. Nendest protseduuridest tavalisem dokumenteeritakse tavaliselt üksikasjalikult ja edastatakse töötajatele ametlike koolituste kaudu.
Juhtnupud. Selleks et raamatupidamissüsteem toimiks ettenähtud viisil, on vaja mitmeid raamatupidamiskontrolle. Need juhtelemendid on spetsiifilised ettevõttele ja võivad vajada ettevõtte audiitorite või väliskonsultandi osalemist, et veenduda, et paigaldatud juhtimisseadmete komplekt sobib ettevõtte tegevuse jaoks.
Paljud äsja märgitud teemad on nii olulised, et peate need kohe algusest peale mõistma või on oht, et peate kogu raamatupidamissüsteemi hiljem uuesti üles ehitama, et võtta arvesse vajalikke muudatusi. Eelkõige on kõige parem võtta kohe kasutusele kahekordse raamatupidamise süsteem ja tekkepõhine raamatupidamine.
