Põhivara protseduurid

Vara tunnustamise kord

Üks valdkondadest, kus protseduur võib olla üsna kasulik, on põhivara esmane kajastamine raamatupidamissüsteemis, kuna see on suhteliselt keeruline tehing. Varade kajastamise protsessi lõpuleviimise protseduur on esitatud allpool:

1. Määrake põhiseade. Määrake vara baasühik. See määramine põhineb mitmel teguril, näiteks kas vara erinevate komponentide kasulik eluiga on oluliselt erinev, millisel tasemel eelistate vara füüsiliselt jälgida, ja varade jälgimise tasuvus erinevate detailide tasandil .
2. Koosta kulud. Koostage baasüksuse kogumaksumus. Need on kõik kulud, mis tekivad põhiseadme soetamiseks ja selle kasutamiseks ette nähtud seisukorda ja asukohta viimiseks. Need tegevused võivad hõlmata baasüksuse ehitamist, ostukulusid ning sellega seotud haldus- ja tehnilisi tegevusi.
3. Vastavus suurtähtede piirangule. Tehke kindlaks, kas baasüksuse kogumaksumus ületab ettevõtte kapitalisatsiooni piiri. Kui see nii ei ole, võtke kulud kulude katteks nende tekkimise hetkel. Muul juhul jätkake järgmise sammuga.
4. Määrake varaklassi. Määrake põhiseade kõige sobivamale varaklassile, mille jaoks on olemas pearaamatu kategooria (näiteks mööbel ja seadmed, kontoriseadmed või sõidukid).
5. Looge päevikukiri. Looge päevikukiri, mis debiteerib varakonto vastava varaklassi eest ja krediteerib kulukonto, kuhu algseadme maksumus oli algselt salvestatud.

Põhivara arvestuse loomise protseduur

Põhivara kohta registreeritud teabe täpsed tüübid varieeruvad ettevõtte lõikes, mis tähendab, et järgmist protseduuri võib vaja minna kohandama. Järgmine näidisprotseduur on ette nähtud tootmisvara registreerimiseks.

1. Loo kirje. Looge varale uus kirje ja määrake sellele järgmine järjekorranumber. Kui see on arvutisüsteemis salvestatud, määrab tarkvara kirje numbri. Kui ei, siis teeb seda põhivara raamatupidaja.
2. Kirjutage kirjeldus. Kirjeldage vara ühe lausega. Kui see vara sarnaneb ettevõtte muude varadega, kasutage sama kirjelduse vormingut. Vastasel juhul kaaluge tootja esitatud kirjelduse kasutamist.
3. Sisestage sildi number. Lisage seadmetele kinnitatud ettevõtte pakutaval sildil (kui see on olemas) number. Kui ühtegi silti ei kasutatud, sisestage „Silt puudub”.
4. Sisestage seerianumber. Sisestage seadmele tootja antud seerianumber. Kui seerianumbrit ei leia, pöörduge tootja poole, et teada saada, kus see peaks asuma. Kui seerianumbrit pole, sisestage „Seerianumbrit pole”.
5. Märgi vara asukoht. Pange tähele vara asukohta. Võimaluse korral täpsustage asukoht vähemalt hoone ja eelistatavalt ruumi järgi. Kui see asub tootmispiirkonnas, määrake töökeskus, kus see asub.
6. Määra vastutus. Märkige vara eest vastutava isiku nimi või vähemalt ametinimetus.
7. Pange kirja omandamise kuupäev. Märkige kuu ja aasta, millal vara oli sihtotstarbeliseks kasutamiseks valmis, ning kas seda tegelikult selle kuupäeva seisuga kasutati.
8. Sisestage hind. Sisestage vara algne kapitaliseeritud maksumus kokku. See peaks vastama vara pearaamatusse või põhivara päevikusse kirjendatud summale. Ärge kasutage tarnija arvel märgitud summat, kuna võib-olla lisati muid kulusid. Selles etapis eeldatakse, et põhivara tarkvaral pole pearaamatust või põhivara päevikust sellele otse liidetud teavet.
9. Määrake varaklassi. Määrake vara varaklassi, võrreldes selle omadusi ettevõtte kasutatavate standardsete varaklassidega. Kui teil on kahtlusi, vaadake seotud varad üle ja määrake klassid, kuhu need määrati. See on oluline samm, kuna kasulik eluiga ja amortisatsioonimeetodid määratakse sageli automaatselt, lähtudes varaklassist.
10. Sisestage kasulik eluiga. Kui süsteem ei määra vara klassi põhjal automaatselt kasulikku eluiga, märkige kasulik eluiga.
11. Kinnita kirje. Laske kontrolleril fail üle vaadata ja kinnitada. Parandage ülevaataja märgitud probleemid.
12. Salvestage plaat. Kui teave on salvestatud täiesti manuaalsesse süsteemi, salvestage see põhivara arvestusfailidesse varaklasside ja seejärel kirjenumbrite kaupa.

Amortisatsiooniprotseduur

Peaks olema üksikasjalik amortisatsiooniprotseduur, mis täpsustab täpselt, kuidas liigitada iga põhivara ja kuidas seda amortiseerida vastavalt sellele varaklassile, millele see on määratud. Põhimenetlus on:

1. Määrake varaklass. Sobitage põhivara ettevõtte standardsete varaklasside kirjeldustega. Kui te pole kindel, millist klassi õigesti kasutada, uurige erinevatele klassidele juba määratud varasid või pidage nõu kontrolleriga.
2. Määrake amortisatsioonitegurid. Määrake põhivara kasulik eluiga ja amortisatsioonimeetod, mis on standarditud selle varaklassi jaoks, mille osa see on. See määratakse automaatselt mõnes arvutisüsteemis, kus varaklassi määramine määrab varale automaatselt eluea ja amortisatsioonimeetodi.
3. Määrake päästeväärtus. Konsulteerige ostu- või tööstustehnika töötajatega, et teha kindlaks, kas varal on selle kasuliku eluea lõppedes eeldatavasti jääkväärtus. Kui see jääkmaksumus ületab ettevõtte minimaalsete jääkväärtuste põhimõtteid, märkige see amortisatsiooniarvestusse.
4. Loo kulumi arvestus. Looge amortisatsiooniarvestus põhivaraklassi kohustusliku kasuliku eluea ja amortisatsiooni põhjal, kasutades vara maksumust, millest on lahutatud jääkväärtus. See tehakse põhivara tarkvarapaketti sisestatud varade puhul automaatselt, kuid muul juhul tuleb see käsitsi genereerida.
5. Amortisatsiooniaruande printimine. Printige amortisatsiooniaruanne varaklassi järgi sorditud.
6. Looge päevikukiri. Looge igakuise amortisatsioonipäeviku kirje, kasutades standardset amortisatsioonimalli. Tavaline kirje on amortisatsioonikulude deebet (kokku või osakondade kaupa) kirjendamine ja iga varaklasside kohta akrediteeritud amortisatsioonikonto krediidi kirjendamine. See teave pärineb amortisatsiooniaruande kogusummadest.
7. Sisestage tehing. Salvestage päevikukiri raamatupidamistarkvarasse.
8. Failide varundamise materjalid. Manustage amortisatsiooniaruanne päevikukirjele ja esitage see päevikukirjete sideainena.

Osakondadevaheline üleviimise kord

Kui põhivara vahetatakse osakondade vahel regulaarselt, peaks olema protseduur, mis tagab seotud dokumentide ajakohastamise. Protseduuri etapid on järgmised:

1. Täitke vorm, mis tuvastab, milline vara osakonnast välja viiakse. See peaks sisaldama vara kordumatut märgendinumbrit ja vara üldist kirjeldust. Selle osakonna juhataja kirjutab vormile alla, et kinnitada, et vara kavatsetakse mujale viia.
2. Vara vastuvõtva osakonna juhataja allkirjastab vormi ka kättesaamise kinnitamiseks.
3. Edastage vorm põhivara raamatupidajale, kes pääseb ligi raamatupidamissüsteemi vararegistrile ja määrab vara vastuvõtvale osakonnale. Samuti viib raamatupidaja sellega seotud amortisatsioonitasu vastuvõtvale osakonnale.
4. Saada vormi koopiad mõlemale osakonnajuhatajale nende registrisse.