Tšekimakse väljavõtmine kliendilt võib olla äärmiselt keeruline, eriti kui müüja soovib kohest kättetoimetamist, mis maksab kliendile üleöö kättetoimetamistasu. Alternatiiv on lasta kliendil faksida või saata müüjale täidetud ja allkirjastatud tšeki skannitud pilt ning seejärel toimida järgmiselt.
- Hankige tšeki printimise tarkvara, mis on saadaval paljudes ettevõtetes (otsige Interneti-otsingumootorist sõna „check by fax software”).
- Sisestage tšeki teave tarkvarasse.
- Tšeki printimiseks kasutage tšeki turvapaberit, mille saab kohalikust kontoritarvete poest. Kasutage standardset printeri tinti, mitte pankade poolt kasutatavat spetsiaalset magnetilise tindi märgituvastuse (MICR) tinti. Tšekkide printimise tarkvara sisaldab allkirjarea asemel järgmist teksti:
ALLKIRI EI OLE VAJALIK
Saaja, kes hoiab teid selle dokumendi maksmise eest kahjutu
Kinnituse puudumise tagab makse saaja pank.
- Hoiustage tšekk ettevõtte pangas. See võib nõuda pangatelleri käsitsi töötlemist, kuna panga tšeki skannerid ei tuvasta tšekil ühtegi MICR-kodeeringut.
- Säilitage faksiga või e-postiga saadetud tšeki koopia, et tõendada, et klient on makse volitanud.
Alternatiiviks on tšekimakseks vajaliku teabe hankimine telefoni teel, kuid see ei anna tõendeid selle kohta, et klient oleks makse sooritanud. Samuti on telefoni teel saadud teabe üleskirjutamisel lihtsam viga teha. Järelikult pole selline lähenemine soovitatav.
Veel üks võimalus on saata kliendile täitmiseks vorm, mis sisaldab kogu tšekil tavaliselt leiduvat teavet ja volitusallkirja rida. Sellega peaks kaasnema tühistatud tšekk, nii et müüja saab viidata tšeki numbrile.
Selle protsessi lõpptulemus on e-posti kogu eemaldamine kogumisprotsessist. See lähenemisviis on aeganõudev, kuid ei maksa seda kliendile, kes võib leida, et see on ahvatlev alternatiiv võrreldes üleöö kättetoimetamise eest tasumisega.
Kui otsustate kasutada seda meetodit rahaliste vahendite kogumiseks, dokumenteerige kindlasti võetud sammud ja ka kliendi antud volitus, et oleks tõendeid, kui klient maksega kunagi vaidlustab.
