Standardses kuluarvestussüsteemis läbib enamik ettevõtteid kord aastas kulude värskendamise protsessi, et viia standardkulud paremini kooskõlla tegelike kuludega. Siiski on juhtumeid, kus tegelikud kulud kõiguvad aja jooksul märkimisväärselt, mille tulemuseks on suured positiivsed või negatiivsed erinevused. Sellistel juhtudel saate kulusid värskendada sagedasema ajakava alusel või vastusena vallandavale sündmusele. Siin on valikud:
Suurenenud sagedus. Menetluslikust aspektist vaadates on piisavalt lihtne planeerida kõigi kulude täielik ülevaade poolaastas või kord kvartalis. See võib aga tuua palju täiendavat personali ülevaatamise aega.
Selektiivne suurenenud sagedus. Suurendatud ülevaatuste ajakava jaoks valige teatud tüüpi kaubad ja jätke enamik kaupu tavapärasesse iga-aastasesse ülevaatustsüklisse. Kui kasutate Pareto põhimõtet ja värskendate kulusid ainult 20% üksustele, mis moodustavad 80% kogukuludest, hoiab see kulude erinevused maas.
Kontrollige, kui päästik on aktiveeritud. Kõige üksikasjalikum alternatiiv on käivitada kulude ülevaade alati, kui konkreetse kauba puhul on kulude dispersioon vähemalt 5% (või mõni muu näitaja). Kuid kuna lühiajalised sündmused võivad põhjustada selle suuruse erinevusi, võib olla parem nõuda kulude ülevaatamist ainult siis, kui kulude varieeruvus jätkub mitu kuud. Kui üksus ei ületa selle dispersiooni vallandumist kogu aasta vältel, vaadake aasta lõpus tavapärase ülevaatamise korra kohaselt kulud üle.
Nendest lähenemisviisidest on ülevaatamissageduse üldine suurenemine kõige kallim ja sarnaneb jahipüssi rakendamisega ülesandele, mis nõuab laserit, et tegeleda väga selektiivsete kulude ülevaatustega. Järelikult on teine ja kolmas võimalus nii tasuvamad kui ka tõhusamad ainult nende üksuste sihtimisel, mille kulude erinevused on märkimisväärsed.
