Palgaarvestus on protsess, mille käigus hüvitatakse töötajatele ettevõtte nimel tehtud jõupingutused. Sellega tegeleb tavaliselt kas raamatupidamisosakond või personaliosakond. Paljud organisatsioonid tellivad nüüd palgaarvestuse suurema osa kolmandale osapoolele, kes on sellele tegevusele spetsialiseerunud. Palgaarvestuse funktsioon hõlmab järgmisi samme:
Koguge teavet töötundide kohta. Töötajad, kellele makstakse tunnitasu, esitavad oma töötunnid tavaliselt ajaarvestussüsteemi kaudu, näiteks kellaaja, arvutipõhise kellaaja, Interneti-põhise ajajälgimissaidi või isegi mobiiltelefoni kaudu. Seda pole vaja nende töötajate puhul, kellele makstakse palka, kuna neile makstakse igal ajaperioodil kindlat summat.
Hankige töötundide kinnitamine. Tunnitöötajate juhendajad vaatavad esitatud ajainfo üle ja kinnitavad töötunnid või paluvad töötajatel vead parandada.
Arvuta palk. Töötajate puhul, kellele makstakse tunnitasu, korrutage töötunnid nende tunnitasu määradega, mida on korrigeeritud ületunnitöö, vahetustega töötatud vahetuste või ohtlike maksude korral. See on standardne summa palgatöötajatele. Selle sammu tulemus on iga töötaja brutopalk.
Arvutage mahaarvamised. Arvutage sotsiaalkindlustus- ja ravimaksu mahaarvamised brutopalgast, samuti kõik muud mahaarvamised tulumaksu kinnipidamise, pensionide, ravikindlustuse, ametiühingutasude, heategevusmaksete jms eest. Selle sammu tulemuseks on igale töötajale makstav netopalk.
Looge maksed. Tavaliselt hõlmab see palgainfo sisestamist arvutisüsteemi või selle saatmist kolmanda osapoole palgaprotsessorile, mille tulemuseks on kas palgatšekid, otsesed sissemaksed või maksed palga deebetkaardile.
Valitsuse kehtestatud suurte karistuste oht on märkimisväärne, kui palgamaksud ja nendega seotud kinnipidamised ei maksta valitsusele üle range maksegraafiku alusel. See on väikeettevõtete omanike jaoks suur probleem, sest sularahamaksed tuleb teha õigeaegselt. Hea viis nende maksete ülekandmata jätmise riski vältimiseks on palgaarvestuse tellimine kolmanda osapoole palgatöötlusteenusele, mis maksab raha ettevõtte nimel üle.
Palgaarvestuse sujuvamaks muutmiseks saab rakendada erinevaid palgaarvestuse parimaid tavasid, mis muidu võivad olla aeganõudvad protsessid, mis nõuavad ülemäära palju personali aega ja mille tulemuseks võib olla suur hulk vigu.
Palgaarvestuse mõistet saab laiendada ka töövõtjate maksetele, ehkki need maksed tehakse pigem võlgnevuste kui palgasüsteemi kaudu.
