Kui ettevõte saab iga päev suure hulga kliendimakseid, võib kassapidajal olla üsna keeruline laekumisi õigeaegselt avatud võlgnevuste vastu rakendada. Kui jah, võivad hoiused hilineda. Automaatse sularahataotluse abil saab sularaha taotlemise protsessi oluliselt tihendada.
Automaatne sularaharakendus nõuab, et lukukasti operaator kasutaks ettevõttele andmevoogu, et edastada ettevõttele igast lukukasti laekunud tšekist saadud magnetilise tindi tähemärgi tuvastamise (MICR) teave ja kogu maksesumma. Sularaharakendustarkvara kasutab otsustabelit, et otsustada, kuidas neid makseid saadaolevate nõuete avamiseks rakendada. Automatiseeritud otsustusprotsess järgib tavaliselt neid samme:
- Sobitage iga tšeki MICR-informatsioonis näidatud pangakonto number õige kliendiga. Sellega pääsete juurde avatud nõuete õigele kliendikirjele.
- Sobitage maksed ainult arvetega, mille maksesumma vastab täpselt arve summale.
- Ülejäänud maksetest sobitage sularaha arvetega ainult siis, kui sularaha summa kattub mitme äsja tasumisele kuuluva arve täpse summaga.
- Tehke kõik ülejäänud maksed käsitsi ülevaatamiseks.
Otsuste tabel võib sisaldada keerukamaid reegleid, näiteks sularaha rakendamine, kui maksesummad ei sisalda arve veo- ja / või müügimaksu elemente. Kui ettevõte uurib süsteemi poolt väljamakseid, saab ta järk-järgult kohandada otsustabelit, et suurendada automaatsete sularahataotluste arvu. Tehtud mahaarvamiste mitmekesisus muudab aga ebatõenäoliseks, et sularaha taotlemise protsessi on kunagi võimalik täielikult automatiseerida. Sellegipoolest võib automaatne sularahataotlus oluliselt suurendada sularaha rakendamise kiirust.
Kui sularaharakendused on läbi viidud, postitab tarkvara need maksed ettevõtte raamatupidamistarkvara kassatšekkide moodulisse. Kui automaatne sularaharakendussüsteem on eraldiseisev rakendus, tähendab see, et värskendused tuleb raamatupidamistarkvarasse kohandatud liidese kaudu teisaldada.
