Klient võib tarnitud kauba või osutatavate teenuste eest ettemaksu tasuda. Kliendi ettemakse võimalike põhjuste hulka võivad kuuluda:
Kehv krediit. Müüja ei soovi kliendile krediiti maksta ja nõuab seetõttu ettemaksu.
Kohandatud toode. Toode võib olla nii kohandatud, et müüja ei saa seda kellelegi teisele müüa, kui ostja ei maksa, mistõttu nõuab müüja ettemaksu.
Sularaha alus. Klient võib tegutseda raamatupidamise kassapõhiselt ja soovib nii kiiresti kui võimalik maksta sularaha, et kajastada kulu ja vähendada aruandlustulusid jooksval maksuaastal.
Reserveeritud võimsus. Klient võib müüja tootmisvõimsuse reserveerimiseks või vähemalt selle hoidmiseks konkurendi poolt ettemaksuna tasuda ette.
Nendel või muudel põhjustel võib müüja saada ettemakse enne, kui ta on makse teenimiseks midagi teinud. Kui see juhtub, on õige arvestus ettemakse kohustisena kajastada seni, kuni müüja täidab oma müügilepingu tingimustest tulenevaid kohustusi. Kaasatud on kaks päevikukirjet. Nemad on:
Esmane salvestamine. Debiteerige sularahakonto ja krediteerige kliendi ettemaksete (kohustuste) konto.
Tulu kajastamine. Debiteerige kliendikontode (kohustuste) konto ja krediteerige tulukonto.
Üldiselt on kõige parem mitte arvestada kliendi ettemakseid automaatselt tagurdava kirjega, kuna see muudab järgmisel kuul sularaha summa vastupidiseks - ja makstud sularaha on endiselt kassakontol. Selle asemel jälgige kliendikontode kontot igal kuul käsitsi ja nihutage summad käsitsi tuludeni, kui kaupu tarnitakse või teenuseid osutatakse. Selleks võib olla vaja kuu lõpu sulgemisprotseduuris kasutada eraldi etappi, et tagada iga kliendi ettemakse staatuse korrapärane uurimine.
Kliendi ettemakse kajastatakse müüja bilansis tavaliselt lühiajalise kohustusena. Kui müüja ei looda aluseks oleva müügitehingu tulu kajastada ühe aasta jooksul, tuleks kohustus siiski klassifitseerida pikaajaliseks kohustuseks.
Näiteks saab Green Widget Company kliendilt 10 000 dollarit kohandatud violetse vidina eest. Green Widget registreerib kviitungi 10 000 dollari suuruse deebetiga sularahakontole ja 10 000 dollari suuruse krediidi kliendi avansikontole. Järgmisel kuul tarnib Green kohandatud vidina ja loob uue ajakirjakirje, mis debiteerib kliendi avansikontot 10 000 dollarit ja krediteerib tulukontot 10 000 dollarit.
