Ajakirjad ja pearaamatud on need, kus äritehingud kajastatakse raamatupidamissüsteemis. Sisuliselt salvestatakse üksikute tehingute üksikasjalik teave ühes paljudest võimalikest ajakirjadest, samal ajal kui päevikute teave võetakse kokku ja kantakse (või postitatakse) pearaamatusse. Postitamisprotsess võib toimuda üsna sageli või võib olla sama haruldane kui iga aruandeperioodi lõpp. Pearaamatus sisalduv teave on kõrgeim teabe kogumise tase, millest koostatakse proovisaldod ja finantsaruanded.
Tavaliselt vaatab finantsteabe kasutaja üle pearaamatusse salvestatud kokkuvõtte tasemel teabe, võib-olla kasutades suhteanalüüsi või trendianalüüsi, et leida täiendavaid uuringuid vajavaid kõrvalekaldeid. Seejärel viitavad nad päeviku aluseks olevale teabele, et pääseda juurde pearaamatus sisalduva teabe üksikasjadele (mis võib viia täiendavate dokumentide uurimiseni). Seega saab teavet raamatupidamisaruannete koostamiseks päevikutest pearaamatutesse koondada ja üksikute tehingute uurimiseks uuesti alla rullida.
Ajakirju võib olla mitu, millest igaüks käsitleb tavaliselt mahukaid alasid, näiteks ostutehinguid, sularaha laekumisi või müügitehinguid. Harvemad tehingud, näiteks amortisatsioonikanded, on tavaliselt koondatud üldpäevikusse.
Teave salvestatakse ajakirjadesse kronoloogilises järjekorras üksikute tehingute kaupa, mis hõlbustab teabe sortimist ja kasutajate jaoks vajalike konkreetsete üksuste leidmist. Teave salvestatakse pearaamatusse mitmel kontol, mis sorteeritakse tavaliselt järgmises järjekorras:
Varakontod
Vastutuskontod
Omakapitalikontod
Tulukontod
Kulukontod
Arvutipõhises raamatupidamissüsteemis ei pruugi päevikute ja pearaamatute mõisteid isegi kasutada. Väiksemas organisatsioonis võivad kasutajad arvata, et kõik nende äritehingud registreeritakse pearaamatus, ilma et teave oleks päevikusse salvestatud. Suure tehingumahuga ettevõtted võivad endiselt kasutada süsteeme, mis nõuavad teabe eraldamist ajakirjadesse. Seega on mõisted arvutipõhises keskkonnas mõnevõrra segased, kuid kehtivad siiski käsitsi raamatupidamise keskkonnas.
