Kui raamatupidamistehing toimub, saab seda organisatsiooni raamatupidamises mitmel viisil kajastada. Järgmistes punktides on toodud kõige levinumad meetodid:
Päevikukirjed. Tehingu registreerimisel on kõige põhilisem meetod päevikukiri, kus raamatupidaja sisestab iga üksiku tehingu puhul käsitsi kontonumbrid ning deebetid ja krediidid. See lähenemisviis on aeganõudev ja sisaldab vigu ning seetõttu on see tavaliselt reserveeritud kohanduste ja erikirjete jaoks. Järgmistes punktides märgime raamatupidamistarkvaras kasutatavaid automatiseeritumaid lähenemisviise tavalisemate raamatupidamistehingute registreerimiseks.
Tarnija arvete kättesaamine. Kui tarnija arve on kätte saadud, logib raamatupidaja selle raamatupidamistarkvara võlgnevuste moodulisse. Moodul loob automaatselt päevikukande, mis debiteerib vastava kulu või varakonto ja krediteerib võlgnetavate kohustuste kontot.
Tarnija arve väljastamine. Kui kliendile tuleb arve koostada, sisestab raamatupidaja raamatupidamistarkvara arveldusmoodulisse asjakohase teabe hinna, ühiku koguse ja kohaldatava müügimaksu kohta. Moodul loob automaatselt päevikukande, mis debiteerib kas sularaha või debitoorse võlgnevuse kontot ja krediteerib müügikontot. Samuti võib käibemaksukohustuse kontol olla krediit.
Tarnija maksete väljastamine. Kui tarnijatele makstakse, kontrollib raamatupidaja raamatupidamistarkvara arvelduste moodulis makstavaid arvenumbreid. Seejärel prindib tarkvara tšekke või väljastab elektroonilisi makseid, debiteerides ka võlgnevate arvete kontot ja krediteerides sularahakontot.
Palgatšekkide väljastamine. Kui töötajatele tuleb palka maksta, sisestab raamatupidaja kõigi töötajate palgamäärad ja töötunnid raamatupidamistarkvara palgamoodulisse. Moodul loob automaatselt päevikukande, mis debiteerib hüvitise ja palga maksukulude kontod ning krediteerib sularaha. See võib olla üsna keeruline kanne, kuna see võib käsitleda ka garneeringuid ja muid mahaarvamisi ning eraldi arvestada mitut tüüpi palgamaksusid.
Need salvestusmeetodid loovad kõik kanded pearaamatusse või tütarettevõtte pearaamatusse, mis seejärel pearaamatusse veeretatakse. Sealt alates liidetakse tehingud finantsaruannetesse.
