Kulude kajastamine on vara konverteerimine kuluks. Seda tehakse siis, kui vara kasulikkus on ära kasutatud. Kulude kajastamine võib tekkida hilinenult, kui kulutatakse vara, mida kohe ei tarbita. Seda tüüpi kulude kajastamise näited on:
Kui ettemakstud üürimaksega kaetud periood on lõppenud.
Kui ettemakstud reklaamimaksega seotud reklaamitegevused on lõpule viidud.
Kui ettemakstud üldise vastutuskindlustuse poliisiga periood on lõppenud.
Kulude kajastamine võib toimuda ka kohe, kui kulutused on tehtud. Selline kajastamine võib tekkida seetõttu, et omandatud eseme aluseks olev kasulikkus kulutati kuludega samal aruandeperioodil. See kajastamine võib tekkida ka seetõttu, et omandatud eseme maksumus langeb alla ettevõtte kapitalisatsiooni piiri, nii et kulud kajastatakse alati kuluna kohe, kui need tekivad. Seda tüüpi kulude kajastamise näited on:
Kontoritarvete ostmine
Juba osutatud õigusteenustega seotud vastutuse tekkimine
Juba tarbitud kommunaalteenuste eest vastutuse tekkimine
Sülearvuti ostmine, mille maksumus on väiksem kui ettevõtte kapitalisatsiooni piirmäär
Ideaalis peaks kulude kajastamine toimuma samaaegselt kõigi tuludega, millega kulutused on seotud (vastavuspõhimõte). Näiteks peaks toote müügiga seotud müüdud kaupade kulu kajastamine olema samal perioodil, mil müük kajastati.
Kui kajastatakse kulu, kuvatakse kulu summa kasumiaruandes, vähendades muidu kajastatava kasumi summat. Pikemaajalise vara puhul tähendab see, et vara bilansist kustutatakse ja viiakse kasumiaruandesse. Lühiajalise vara (näiteks kontoritarbed) puhul ei ole vara bilansis ilmumiseks piisavalt kaua olemas - see lihtsalt kajastatakse kasumiaruandes korraga.
Kulude kajastamise ajastus on üks levinumaid finantsaruannete pettuse vorme, kuna ettevõtte juhtidel võib olla stiimul kulude kajastamisega viivitada, et tugevdada aruandeperioodi teatatud tulemusi. Selline olukord tekib kõige sagedamini siis, kui juhtide tasustamine on tihedalt seotud organisatsiooni teatatud tulemustega.
Kulude kajastamist saab edasi lükata raamatupidamise kassapõhiselt, kus kajastamine toimub arve tasumisel, mitte selle kättesaamisel.
