Vastuvõtuaruannet kasutatakse ettevõttele tarnimise sisu dokumenteerimiseks. Vormi täidab tarnitud kaupa vastu võtva ettevõtte vastuvõtvad töötajad. Vastuvõtvas aruandes on tavaliselt järgmine teave:
- Tarne kättesaamise kuupäev ja kellaaeg
- Kauba tarninud laevafirma nimi
- Iga saadud kauba nimi
- Iga saadud kauba kogus
- Autoriseeriva ostutellimuse number, kui see on märgitud tarnedokumentidesse või lahtrisse
- Saadud asjade seisukord. See võib olla negatiivne kanne, kus märgitakse ainult kahjustatud kaupu.
Vastuvõtvat aruannet saab kasutada mitmel viisil, sealhulgas järgmised:
- Tagastab. Teatud kaupade tagastamise korral dokumenteerib vastuvõtmisakt tagastamise põhjused, näiteks kahjustatud kaubad.
- Võlad. Vastuvõtvat aruannet saab kasutada kolmepoolse sobitamise protsessis kättesaamise tõendina. Seda lähenemist kasutatakse sagedamini suuremate dollarite ostmisel.
- Laekumised. Raamatupidamistöötajad võivad kasutada saabumata aruandeid, mis on valminud kuu lõpu lähedal, kulude kogumiseks tarnija arvete jaoks, mis pole veel saabunud.
Iga vastuvõtva aruande põhikoopia salvestatakse vastuvõtvas osakonnas. Koopiad saadetakse teistele osakondadele vastavalt ettevõtte protseduuridele, näiteks võlgade töötajatele saadetud koopia saadetud kauba dokumenteerimiseks.
Kontrolli vaatenurgast võib olla kasulik iga vastuvõtu aruanne unikaalselt nummerdada. Seejärel saab numbrite järjestust uurida, kas mõni vastuvõtuaruanne puudub.
