Proovisaldo ja selle roll raamatupidamisprotsessis
Proovisaldo on aruandeperioodi lõpus koostatud aruanne, kus on toodud lõppsaldo igal pearaamatu kontol. Aruannet kasutatakse peamiselt selle tagamiseks, et kõigi deebetite koguarv võrdub kõigi krediitide koguarvuga, mis tähendab, et raamatupidamissüsteemis pole tasakaalustamata päevikukandeid, mis muudaksid täpsete finantsaruannete koostamise võimatuks. Aasta lõpu proovisaldot küsivad audiitorid tavaliselt auditi alustamisel, et nad saaksid aruande kontojäägid oma auditeerimistarkvarasse üle kanda; nad võivad paluda elektroonilist versiooni, mida nad saavad hõlpsamini oma tarkvarasse kopeerida.
Isegi kui proovisaldol märgitud deebet- ja krediidisummad on üksteisega võrdsed, ei tähenda see, et proovisaldos loetletud kontodel ei oleks vigu. Näiteks võinuks deebet sisestada valele kontole, mis tähendab, et deebet kokku on õige, ehkki ühe aluseks oleva konto saldo on liiga madal ja teise saldo liiga kõrge. Näiteks fikseerib võlgnev klienditeenindaja 100 dollari suuruse tarnija arve koos deebetkulu tarnetega ja 100 dollari suuruse krediidi võlgnevuste kontole. Deebet oleks pidanud olema kommunaalkulude kontolt, kuid proovisaldo näitab siiski, et deebetite kogusumma võrdub krediitide koguarvuga.
Proovisaldot saab kasutada ka finantsaruannete käsitsi koostamiseks, ehkki valdavalt kasutatakse arvutipõhiseid raamatupidamissüsteeme, mis loovad väljavõtted automaatselt, ei kasutata aruannet selleks harva. Tegelikult pole raamatupidamistoimingutel enam vajadust proovibilansi aruannet kasutada.
Proovisaldo esmakordsel printimisel nimetatakse seda korrigeerimata proovisaldoks. Kui raamatupidamismeeskond parandab leitud vead ja teeb muudatused, et viia finantsaruanded vastavusse raamatupidamisraamistikuga (näiteks GAAP või IFRS), nimetatakse aruannet korrigeeritud proovisaldoks. Korrigeeritud proovibilanss trükitakse ja salvestatakse tavaliselt aastalõpu raamatusse, mis seejärel arhiveeritakse. Lõpuks, pärast perioodi lõppu nimetatakse aruannet sulgemisjärgseks proovibilansiks.
Katsesaldo on rangelt raamatupidamisdokumentidest koostatud aruanne. Kuna aruande ülevaatamise tulemusena võidakse teha korrigeerivaid kandeid, võiks öelda, et proovibilansi arvestus hõlmab korrigeerimisprotsessi, mis muudab korrigeerimata proovibilansi korrigeeritud proovibilansiks.
Kui organisatsioonis on tütarettevõtteid, kes teatavad oma tulemustest emaettevõttele, võib ema nõuda igalt tütarettevõttelt lõpp-proovisaldot, mida ta kasutab kogu ettevõtte konsolideeritud tulemuste ettevalmistamiseks.
Pearaamat on sise-raamatupidajate eelistatud aruanne, kuna see näitab ka üksikasjalikke tehinguid, mis sisaldavad lõppbilanssi, või osutab vähemalt vastavat seda teavet sisaldavale alamraamatule. See täiendav detailide tase näitab kontol tegevust aruandeperioodil, mis hõlbustab uuringute tegemist ja võimalike vigade avastamist.
Proovibilansi vorming
Esialgne proovibilansi aruanne sisaldab järgmisi veerge:
Konto number
Kasutaja nimi
Deebetjäägi lõpp (kui on)
Krediidijäägi lõpp (kui on)
Iga rida sisaldab ainult konto lõppjääki. Kõik kontod, mille lõppsaldo on loetletud proovisaldos; tavaliselt blokeerib raamatupidamistarkvara automaatselt kõik kontod, mille saldo on null, aruandes ilmumata.
Proovisaldo korrigeeritud versioon võib ühendada deebet- ja kreeditveerud üheks kombineeritud veeruks ning lisada veerge, et näidata korrigeerivaid kirjeid ja muudetud lõppsaldot (nagu see on näiteks järgmises näites).
Näide proovisaldost
Järgmine proovisaldo näide ühendab deebet- ja krediidisummad teises veerus nii, et kogusumma kokkuvõtlik saldo on (ja peaks olema) null. Järgmisesse veergu lisatakse korrigeerimiskanded, saades paremas veerus korrigeeritud proovisaldo.
ABC International Proovisaldo 31. august 20XX
