Võlgnevuste süsteem tasub ettevõtte arved organiseeritud viisil. Selle süsteemi eesmärk on teha makseid õigeaegselt ja maksta õigetele summadele õiged tarnijad. Sellise süsteemi seadistamiseks saab kasutada järgmisi samme:
Valige tarkvara. Osta raamatupidamise tarkvarapakett, mis sisaldab võlgade tasumise moodulit. Otsige selliseid standardseid funktsioone nagu võimalus seadistada iga tarnija jaoks standardne makseteave, leida duplikaadiarveid, kasutada varajase maksmise soodustusi ja teha elektroonilisi makseid.
Tarnijate seadistamine. Sisestage tarkvaras hankija põhifaili nimed, aadressid, maksetingimused ja vaikimisi pearaamatu kulukontod, mis kehtivad igale tarnijale.
Sisestage arved. Sisestage iga arve arveldavate arvete süsteemi. See hõlmab ka arve kuupäeva (mitte laekumise kuupäeva) ja makstava summa sisestamist.
Kinnitage arved. Looge süsteem, et juhtidel oleks iga tarnija arve selle saabumisel individuaalselt heaks kiidetud, või kasutage negatiivseid kinnitusi, kus juhid peavad võlgade töötajaid teavitama ainult siis, kui nad makset ei kiida. Heakskiitmiste oleku jälgimiseks võiks süsteemi integreerida töövoo juhtimissüsteemi.
Ajakava maksmine. Tehke proovisõit, et printida tarkvarast kõigi tasumisele kuuluvate arvete loend ja veenduge, et aruanne sisaldab kõiki arveid, mis tuleks tasuda valitud kuupäevavahemikus.
Testige kontrolljooksu. Kontrollige tarkvaras kõik kinnitatud maksed ja printige nende arvete tasumiseks tšekkide partii. Veenduge, et süsteem maksaks ainult valitud tšekke.
Märkide kontroll. Määrake isik, kes on peamine kontrollallkirjastaja, ja teine isik varukontrolli allkirjastajaks. Teavitage neid inimesi oma kohustustest, kontrollides igale kontrollile lisatud varukoopia dokumente.
Eelnevad sammud hõlmavad põhitoiminguid, mis on seotud võlgade töötlemisega võlgnevuste süsteemi kaudu. Sellesse saab lisada järgmised täiendavad üksused:
Kolmesuunaline sobitamine. Võib osutuda vajalikuks, et võlgnike ametnik vastaks tarnijate arvetele ettevõtte seotud ostutellimustele ja kõikidele vastuvõetavatele dokumentidele. Seda sobitamist võib vaja minna tagamaks, et ettevõte maksaks ainult nõuetekohaselt volitatud ja vastuvõetud esemete eest.
Kuluaruanded. Pange paika süsteem, mis nõuab töötajatelt kulude aruande vormide esitamist, millele on lisatud ostetud kviitungid. See süsteem võib sisaldada reisipoliitikate komplekti, mis reguleerib kulude hüvitamist.
Hankekaardid. Looge süsteem, mille alusel väljastatakse hankekaardid töötajatele, kellel on õigus ettevõtte nimel kaartidega oste sooritada. Lisage protseduurid kaardi väljavõtete vigade kontrollimiseks ja täielikult läbi vaadatud väljavõtete esitamine võlgade töötajatele maksete töötlemiseks.
Samuti võib osutuda vajalikuks lisada võlgnevuste süsteemi valik kontrollimehhanisme, et vähendada ülemääraste maksete riski.
