Ülevaade nõuetest
Kui kaupu või teenuseid müüakse kliendile ja kliendil lubatakse hiljem maksta, nimetatakse seda krediidimüügiks ja see loob kliendile kohustuse müüjale maksta. Ja vastupidi, see loob müüjale vara, mida nimetatakse saadaolevateks arveteks. Seda peetakse lühiajaliseks varaks, kuna müüjale makstakse tavaliselt vähem kui ühe aasta jooksul.
Võlgnevus dokumenteeritakse arve kaudu, mille müüja vastutab arvelduse korras kliendile väljastamise eest. Arvel kirjeldatakse kliendile müüdud kaupu või teenuseid, müüjale võlgu olevat summat (sh müügimaksud ja veotasud) ning seda, millal ta peaks maksma.
Kui müüja tegutseb raamatupidamises kassapõhiselt, kirjendab ta tehinguid oma raamatupidamisdokumentides (mis seejärel koondatakse finantsaruannetesse) ainult siis, kui raha on kas makstud või saadud. Kuna arve väljastamine ei too kaasa muudatusi sularahas, ei ole raamatupidamisdokumentides laekuvate arvete kirjet. Alles siis, kui klient maksab, registreerib müüja müügi.
Kui müüja tegutseb laialdasemalt kasutatava tekkepõhise raamatupidamise alusel, kirjendab ta tehinguid olenemata sularaha muutustest. See on süsteem, mille alusel kirjendatakse nõuet arvele. Lisaks on oht, et klient ei maksa. Kui jah, võib müüja kas need kulud tekkimise ajal arvele võtta (tuntud kui otsese mahakandmise meetod), või võib ta ennetada selliste kahjude suurust ja arvestada kuluks hinnangulise summa (tuntud kui allahindluse meetod). Eelistatakse viimast meetodit, kuna müüja võrdleb samal perioodil tulusid halva võla kuludega (tuntud kui vastavuspõhimõte).
Neid mõisteid illustreerime allpool.
Teenuste müügi registreerimine krediidiga
Kui teenuseid kliendile müüakse, loob müüja oma raamatupidamistarkvaras tavaliselt arve, mis loob automaatselt kande müügikonto krediteerimiseks ja debitoorse võlgnevuse kontolt. Kui klient hiljem arve tasub, debiteeris müüja sularahakontot ja krediteeris võlgnevuste kontot. Näiteks arvutab ABC International kliendile teenuse eest 10 000 dollarit ja salvestab järgmise kirje:
