Algdokumendid on äritehingute registreerimise füüsiline alus. Alusdokumente säilitatakse tavaliselt tõenditena kasutamiseks, kui audiitorid kontrollivad hiljem ettevõtte finantsaruandeid ja peavad kontrollima, kas tehingud on tegelikult toimunud. Need sisaldavad tavaliselt järgmist teavet:
Äritehingu kirjeldus
Tehingu kuupäev
Konkreetne rahasumma
Volitav allkiri
Paljudele algdokumentidele on kinnitatud templid ka kinnituse märkimiseks või praeguse kuupäeva või aluseks oleva tehingu kirjendamiseks kasutatavate kontode kirja panemiseks.
Algdokument ei pea olema paberdokument. See võib olla ka elektrooniline, näiteks töötaja töötundide elektrooniline arvestus, mis sisestatakse ettevõtte ajaarvamissüsteemi nutitelefoni kaudu.
Finantsdokumentides kuvatud algdokumentide ja nendega seotud äritehingute näited on järgmised:
panga väljavõte. See sisaldab mitmeid korrigeerimisi ettevõtte bilansis oleva sularaha bilansis, millele ettevõte peaks viitama, et viia oma andmed vastavusse panga raamatupidamisarvestusega.
Kassaaparaat. Seda saab kasutada sularahamüügi tõendina, mis toetab müügitehingu kajastamist.
Krediitkaardi kviitung. Seda saab kasutada tõendina väikeste rahade väljamaksmiseks.
Lukukast kontrollige pilte. Need pildid toetavad klientide sularahakviitungite registreerimist.
Pakkimisleht. See kirjeldab kliendile saadetud esemeid ja toetab seega müügitehingu registreerimist.
Müügitellimuse. Seda dokumenti koos konossemendi ja / või pakkide nimekirjaga saab kasutada kliendi arvete esitamiseks, mis omakorda tekitab müügitehingu.
Tarnija arve. See on algdokument, mis toetab tarnijale sularaha, tšeki või elektroonilise makse väljastamist. Tarnija arve toetab ka kulu, varude kirje või põhivara kirjendamist.
Ajakaart. See toetab töötajale palga või elektroonilise makse väljastamist. Kui klientidele esitatakse töötajate töötundide arved, siis toetab see ka klientide arvete koostamist.
Näiteks tegeleb ettevõte konsultatsiooniga. see kogub töötundide teavet töötajate ajagraafikutest, mis seejärel lisatakse kliendi arvetele, mis omakorda loovad müügi- ja arvetehingute tehingu. Seega on selles olukorras töögraafik müügitehingu algdokument.
Riski vähendamiseks, mida algdokumente raamatupidamissüsteemis korralikult ei registreerita, saab kasutada mitmeid võimalikke juhtelemente. Üheks levinumaks kontrolliks on dokumentide eelnummerdamine, et puuduvaid dokumente oleks lihtsam üles leida. Teine kontroll on kontode saldode võrdlemine tõendavate algdokumentidega, et näha, kas mõnda dokumenti ei ole registreeritud või tundub, et mõnel kontodel kirjendatud tehingul ei ole tõendavaid algdokumente.
Erinevad määrused kohustavad mõnda algdokumenti säilitama mitu aastat. Samuti võib olla mõistlik neid dokumente säilitada, hoolimata eeskirjadest, ainult tõendite esitamiseks kohtuasja korral või parema klienditeeninduse pakkumiseks. Nendel põhjustel peaks ettevõte kasutama dokumentide hävitamise poliitikat, mis kontrollib rangelt algdokumentide purustamist või muul viisil kõrvaldamist kuni teatud arvu aastate möödumiseni.
