Ettevõtte hankekaartidega seotud probleemid
Paljud organisatsioonid lubavad oma töötajatel kasutada ettevõtte nimel kaupade ja teenuste ostmiseks isiklikke krediitkaarte, mille eest neile hüvitatakse. See lähenemine kujutab endast töötajatele ohtu, kuna ettevõte võib otsustada neile hüvitist maksmata jätta või sularahakriis võib hüvitamist edasi lükata. Kõrgem keerukus, mis väldib seda probleemi, on väljastada mõnele töötajale ettevõtte hankekaardid, mis võimaldab neil teha teatud tüüpi oste, mille eest ettevõte otse maksab.
Kui üks neist ostumeetoditest on lubatud, saavad töötajad üsna palju osta kelleltki, mis võib mööda minna ettevõtte ostureeglitest eelistatud tarnijate lühikese loendi käsitlemisel. Samuti levitatakse hankekaarte tavaliselt vaid väikesele üksikisikute rühmale, jättes kõigile teistele usaldusväärse ostumeetodi väiksemate esemete jaoks, välja arvatud ettevõtte poolt makstav hüvitis.
Kummituskaart
Kolmas ostuvõimalus, mis jätab kahe esimese variandi probleemid kõrvale, on kummituskaart. Kummituskaart on lihtsalt krediitkaardi number, mis on iga ettevõtte osakonna jaoks konkreetne ja mida saavad kasutada kõik selles osakonnas olevad isikud. Kõigilt nendelt kaartidelt tehtud ostud võetakse seejärel tagasi osakonnale, kellele kaart väljastati.
Kummituskaardi kontseptsioon hõlbustab ostetud esemete maksumuse määramist konkreetsetele osakondadele, võimaldades samal ajal ka rohkematele töötajatele juurdepääsu sellele ostuvõimalusele. See lähenemine kiirendab ka kiirust, millega ettevõtet töötajate ostudest teavitatakse; hüvitamiseks esitatud kulusid ei edastata mõnikord kuude eest tasumisele kuuluvatele võlgadele.
Tondikaardi võib välja anda isegi valitud tarnijatele. Need tarnijad võtavad lihtsalt iga nende kaudu sooritatud ettevõtte kaardi numbri, mis vähendab paberitööd, mis tavapäraselt iga ostuga kaasneks.
Lõpuks peaks kummituskaartide pakkuja suutma teisaldada ostude andmed otse ettevõtte võlgnevuste arveldussüsteemi, nii et võlgade töötajad ei vaja andmete sisestamist.
Tondikaardi negatiivne külg on see, et endised töötajad võivad seda siiski proovida kasutada; see ei oleks nii, kui neile oleks väljastatud konkreetne hankekaart, kuna see kaart jääks ettevõttest lahkudes pensionile ja selle number deaktiveeritaks.
