Kulude haldamine on ettevõtte tegelike või prognoositavate kulude kontroll. Seda saab kõige paremini rakendada vormistatud protsessina, kasutades mõnda või kõiki järgmisi samme:
- Koguge teavet jooksvate ja kavandatavate kulude kohta. Tavaliselt pärineb see tegelike kulude pearaamatust, kuid teavet saab koostada ka tegevuspõhise kuluarvestussüsteemi või mõne vähem ametliku kogumismetoodika kaudu. Prognoositavad kulud pärinevad võrdlustest sarnaste projektide või toodetega või prognoositud materjaliarvutitel põhinevatest hinnangutest.
- Kogutud teave vaadake üle, kas kulusid saab vähendada või täielikult vältida. See võib hõlmata kulude lahutamist püsikuludeks, muutuv- ja segakuludeks, kulude ülevaatamist trendijoonel, mõju analüüsimist kitsaskohtade toimingutele ja kulude võrdlemist võrdlusaluste ettevõtete kuludega.
- Analüüsi tulemustest aruandmine juhtkonnale koos soovitatavate toimingutega.
- Kontrollide seadmine tagamaks, et juhtkonna kehtestatud muudatustest peetakse kinni ettenähtud viisil.
- Selle analüüsi tulemusena juhtkonna kehtestatud muudatuste jälgimine, et näha, kuidas muudatused on muutnud ettevõtte kuluprofiili.
Kui ettevõte üritab hallata tulevase tegevusega seotud kulusid (näiteks uue toote kujundamine või uue peahoone ehitamine), on kulude haldamise tegevused mõnevõrra erinevad. Järgida võiks mõnda järgmistest tegevustest:
- Sihtkulude kasutamine kulude pidevaks hindamiseks, kui projektile lisatakse või lahutatakse funktsioonid (tavaliselt uus toode).
- Vahepealsete ülevaadete kasutamine algselt hinnanguliselt tehtud kulude ja tegelike kulude võrdlemiseks. Need ülevaated võivad mõnikord põhjustada projektide täieliku tühistamise.
Kulude haldamine võib hõlmata ka lihtsat jälgimisfunktsiooni, kus muudatusi pole kohe vaja teha. Sel juhul saab kulude haldamisel järgida järgmisi lähenemisviise:
- Dispersioonanalüüsi kasutamine võimalike kulude ja eelarvestatud kulude erinevuste väljatoomiseks.
- Erandianalüüsi abil tuuakse välja ainult need erinevused eelarvestatud kuludest, mis ületavad teatud künnise.
- Trendianalüüsi kasutamine pikaajaliste muutuste märkimiseks teatud kuludes.
Lühidalt öeldes on kulude haldamine lai teema, mis hõlmab mitmesuguseid andmete kogumise, analüüsi, aruandluse ja kontrolli tegevusi. Iga ettevõte, kes soovib püsida pikas perspektiivis kasumlik, peab kulutama märkimisväärse osa oma ajast kulude haldamiseks.
